Служебная записка о проведении аудита – это официальная бумага, с которой один из представителей организации может обратиться к её руководителю, предложив идею в ближайшее время связаться с контрагентом, договориться с ним о проведении аудита. В рамках настоящего текста мы разберемся, что такое аудит, каким образом он может повлиять на работу фирмы, зачем нужна соответствующая служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Аудит
Под аудитом понимается проверка бухгалтерской, отчетной и хозяйственной документации на момент соответствия действительности, нормам действующего законодательства, соотношения друг с другом. Отметим, что аудит всегда проводится независимыми экспертами, а его результаты не могут стать основанием для привлечения организации к ответственности перед законом, как это может произойти в случае проверки из налогового органа. Данная проверка направлена, прежде всего, на приведение документации в порядок, подготовку отчетности по факту деятельности фирмы за определенный промежуток времени и так далее.
Как правило, аудит стараются проводить под конец года, чтобы привести все дела в порядок, а уже в начале следующего года – сделать годовой отчет. После проведенного аудита цифры в нем окажутся более правдивыми, будут отражать действительное положение фирмы на рынке.
Подписывая соглашение о проведении аудита, организация соглашается с определенными правилами. Одним из правил является обеспечение доступа ко всей необходимой для проведения проверки документации.
Служебная записка
Служебная записка о проведении аудита представляет собой не более, чем адресованное в адрес руководителя организации предложение. В теории выступить с соответствующей инициативой может совершенно любой работник компании, однако, вероятнее всего, им станет кто-то из представителей руководящего звена, заинтересованный в получении максимально объективной информации относительно работы предприятия. Это может быть заместитель директора, главный бухгалтер или иной начальник.
Следует понимать, что аудит – мероприятие необязательное, требующее много времени и денежных затрат, ведь аудиторской компании нужно будет заплатить. Все эти факты могут подтолкнуть начальника принять решение в пользу того, чтобы банально отказаться от проведения проверки финансовой отчетности.
В силу того, что директор является единоличным руководителем организации, повлиять на его решение будет уже нельзя. Если начальник отклонит служебную записку со ссылкой на то, что финансовая отчетность фирмы не нуждается в аудите, значит, так тому и быть.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки о проведении аудита, следует понимать, что отечественный законодатель не предусмотрел применения каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такого документа. Таким образом получается, что официальная бумага может быть составлена сотрудником самостоятельно и в свободной форме. Для этого исполнителю достаточно будет ознакомиться с общими правилами делового документооборота, вооружиться подручными средствами.
Здесь будет немаловажным моментом уделить внимание структуре официальной бумаги. В частности, наша служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во всём остальном исполнитель волен самостоятельно определять, как именно будет выглядеть его официальная бумага.
Написать текст служебки исполнитель может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Начинаем составлять служебную записку о проведении аудита с запыления её шапки. Из содержания шапки должно стать однозначно понятно, кто и к кому обращается, по какому вопросу. Для этого в правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование фирмы, в которой работаем, ФИО и должность адресата служебки. Как мы уже говорили ранее, это будет директор фирмы. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор записки укажет собственные ФИО и наименование занимаемой должности в штатном расписании.
Ниже по документу обращаемся в адрес руководителя, предлагаем ему провести аудит в организации, сославшись на какие-то обстоятельства. Например, можно сослаться на приближающееся завершение года, необходимость составления годовых отчетов и прочие обстоятельства. Укажем, что после аудита наша финансовая отчетность будет куда боле объективно отражать действительное положение дел, а значит, можно будет более успешно планировать на будущее.
В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебная записка будет уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение, дождаться ответной реакции. Если директор всё-таки решит проводить аудит, ему потребуется издать соответствующий приказ и назначить ответственного за поиск контрагента человека. Как показывает практика, в большинстве случаев ответственность ложится именно на инициатора, именно ему придется заниматься всеми организационными вопросами: искать подрядчика, договариваться об оплате, утверждать сроки и так далее.
Примерный образец
