Служебная записка о пропуске на предприятие в нерабочее время

Служебная записка о пропуске на предприятие в нерабочее время – это документ, с которым в адрес директора фирмы может обратиться любой её сотрудник, попросить обеспечить ему доступ к рабочему месту в нерабочее время. Сегодня мы разберемся, как отечественный законодатель относится к работе в выходные дни, зачем нужна подобная служебка и как правильно её составить.

Предприятие в выходной день

Если график работы предприятия предполагает, что несколько дней в неделю организация всем составом уходит на отдых, значит, офис на это время будет закрыт полностью. Иногда на предприятии оставляют сторожа или несколько охранников, здесь всё зависит от типа фирмы и особенностей управления. Как бы то ни было, находиться на территории предприятия в нерабочее время по нерабочим вопросам работник не имеет возможности. В тех случаях, когда на предприятие необходимо попасть в выходной день по рабочим целям, подобную служебку составлять нет никакой необходимости. Работа в законные выходные и праздничные дни оформляется совершенно иначе, через приказ директора и отдел кадров.

Что касаемо допуска сотрудников на предприятие в нерабочее время, этот вопрос каждая отдельно взятая организация регулирует по-своему. Одни строго-настрого запрещают любые визиты по внерабочим целям во внерабочее время, а другие – дозволяют, но с определенными оговорками.

Дело в том, что любое здание, когда его закрывают на выходные, ставится на сигнализацию. Таким образом человеку, пришедшему на работу в выходной, потребуется самостоятельно снять сигнализацию, а затем, когда он будет уходить, включить её обратно. Если сотрудника не научить это делать, он, вероятнее всего, допустит ряд ошибок:

• не сможет ввести код-пароль, в результате чего наряд быстрого реагирование приедет на место, придется оформлять ложный вызов и платить неустойку;
• не сможет поставить на сигнализацию, когда будет уходит, в связи с чем офис останется без любых мер безопасности.

Служебная записка

Служебная записка как документ представляет собой крайне удобный и эффективный способ сообщения между представителями одной организации. Так, посредством служебных записок коллеги могут обращаться друг к другу с запросами, просьбами и так далее и тому подобное.

Служебка может носить как вертикальный, так и горизонтальный характер. В нашем случае документ будет считаться вертикальным, ведь мы будем адресовать его в адрес руководства.

Говоря о пропуске на предприятие в нерабочее время, оставлять такую процедуру исключительно на устных началах ни в коем случае нельзя. Если за время пребывания сотрудника на работе в выходной день по личным целям что-нибудь случится, у нас на руках останется официальное подтверждение того, что он там действительно был, самостоятельно изъявлял просьбу о получении пропуска. Случиться может фактически что угодно, от пожара или затопления до кражи или вооруженного ограбления.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о пропуске на предприятие в нерабочее время, хочется отметить, что отечественные государственные органы уже порядка десяти лет назад пустили вопрос внутреннего документооборота организаций на самотёк. Таким образом сейчас каждая отдельно взятая фирма имеет возможность самостоятельно определить, каким образом будет строиться и выглядеть её документооборот, разработав фирменные бланки и шаблоны. Как правило, подобным занимаются исключительно крупные фирмы, однако в теории такая возможность есть у абсолютно любой организации, вопрос заключается исключительно в желании систематизации документооборота, придании ему единообразного вида.

Уточнить вопрос по наличию такого шаблона сотрудник может в отделе кадров. Если бланков не оказалось в наличии, придется брать ситуацию в свои руки и формировать обращение своими силами. Вооружаемся чистым листком бумаги формата А4, чёрной или синей шариковой ручкой, приступаем к работе.

В теории служебную записку можно оформить и в электронном виде, направив соответствующий файл на корпоративный e-mail директора, однако получение доступа к офисному зданию во внерабочее время – это не тот случай. В нашей ситуации предпочтение следует отдать именно бумаге, ведь в случае чего на руках останется официальное подтверждение.

Рассказываем, как составить записку

Записка о пропуске на предприятие в нерабочее время должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы прописываем полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность в штатном расписании юридического лица.

Следующим шагом приступаем к завершающему этапу формирования служебной записки. Теперь, когда основной содержательный блок уже полностью составлен, остается лишь заверить всё вышеизложенное собственным автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Передаём итоговый вариант служебки директору на рассмотрение, ждём его решения. Если начальство удовлетворит просьбу, вам проведут инструктаж выдадут ключи и предупредят об ответственности.

Примерный образец