Служебная записка о продлении срока замещения

Служебная записка о продлении срока замещения – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться временный заместитель, попросить продлить срок его полномочий еще на определенный промежуток времени по каким-то причинам. Сегодня мы разберемся, в каких случаях срок замещения может быть продлен, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Замещение на работе

Замещение – это ситуация, в которой основной работник отсутствует, а его обязанности временно принимает на себя кто-то из коллег. Отметим, что отсутствие человека на смене еще необязательно должно подталкивать руководство компании на поиск заместителя. Предприятия вполне себе сможет проработать неделю, в течение которой будет отсутствовать один из бухгалтеров. Очевидно, что нагрузка на коллег по цеху возрастет, тем не менее это вполне возможно.

Совершенно другой разговор начинается, когда с предприятия временно пропадает уникальный сотрудник, для должности которого в штатном расписании предусмотрена всего одна ставка. Например, если мы говорим о небольшой организации, то в таких фирмах работает по одному кадровику. Длительное заболевание кадровика фактически поставит на паузу всю кадровую работу, чего работодатель позволить себе не может. Придется назначать кого-то из сотрудников на пост заместителя.

Очевидно, что выполнение дополнительной работы влечет за собой дополнительное материальное поощрение. О конкретных суммах стороны договариваются в индивидуальном порядке, подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору.

Продление срока

Как правило, вопрос оформления замещения лежит на руках кадровика. Именно этот сотрудник будет составлять соответствующую документацию, знакомить коллег с нововведениями и так далее. Существует всего два способа оформить замещение:

• на определенный срок;
• до наступления какого-то события.

Конечно, самым лучшим и простым способом будет изначально оформить замещение с формулировкой «до возвращения основного сотрудника». Если пойти по иному пути, могут возникнуть определенные трудности.

Например, кадровик взял больничный на семь дней, в связи с чем обязанности кадровика на семь дней возложили на офис-менеджера. По факту истечения основного срока больничного кадровик идёт на приём в поликлинику и продлевает период нетрудоспособности, поскольку еще окончательно не оправился. Получается, что полномочия офис-менеджера в статусе кадровика также нужно будет продлить. В противном случае он не сможет подписывать многие кадровые документы и вообще работать с личной документацией сотрудников, а также получить заработную плату за свой труд.

Форма документа

Служебная записка о продлении срока замещения представляет собой стандартный внутренний документ, для составления которого отечественным законодателем и вовсе не предусмотрено каких-то бланков, шаблонов. Отсюда получаем, что любой желающий имеет возможность сформировать официальную бумагу самостоятельно и в свободной форме. Конечно, не следует забывать и о существовании общих правил делового документооборота.

В частности, по структуре наша служебка должна будет состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Сам текст мы исполняем в деловом стиле и нейтральном тоне. Дело в том, что мы официально обращаемся к директору, а все официальные обращения просто обязаны быть деловыми по своей форме.

Исполнить содержание автор может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку о продлении срока замещения с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании, в которой трудимся, ФИО и должность её руководителя. Только единоличный руководитель может принимать официальные решения по кадровому составу. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор служебки указывает собственные ФИО и должность в штатном расписании, но уже в родительном падеже.

Ниже по документу официально обращаемся к руководителю, со ссылкой на объективные обстоятельства просим его продлить срок замещения временно отсутствующего коллеги. Следует иметь в виду, что в теории начальник может и отказать в удовлетворении такой просьбы, отдав должность другому сотруднику или же вовсе отказавшись от услуг заместителя.

В завершение работы с официальной бумагой расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже официально оформлена, осталось только отдать её на рассмотрение, дождаться ответной реакции руководителя. Как только директор примет решение, он должен будет издать приказ, о чем все относящиеся к делу лица узнают сразу же, поскольку их попросят расписаться за ознакомление с распоряжением.

Примерный образец