Служебная записка о приобретении моющих средств – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации, заведующего по её хозяйственной части или специалиста по закупкам может обратиться один из сотрудников, попросить осуществить закупку средств для уборки. Сегодня мы разберемся, кто фактически будет составлять подобную служебку, что можно понимать под моющими средствами, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Моющие средства на предприятии
Какой бы деятельностью ни занималась организация, в любом случае придется уделять должное внимание хозяйственной стороне вопроса. Так, всегда кто-то будет заниматься уборкой помещения, то есть мыть пол, протирать зеркала, убирать скопившуюся пыль и так далее и тому подобное. Для этого на работу принимают мастера чистоты, берущего подобные обязанности на себя.
Отметим, что мастер чистоты фактически является автономным сотрудником, то есть подчиняется непосредственно сам себе, поскольку у него нет как такового сформированного отдела, структурного подразделения. Таким образом, все вопросы, связанные с сообщениями между коллегами, придется решать в индивидуальном порядке.
Так, мастер чистоты по роду деятельности вынужден часто контактировать с заведующим по АХЧ и специалистам по закупкам. Вместе они согласовывают, какие предметы и расходники нужно купить для поддержания чистоты в офисном помещении, как часто нужно осуществлять подобные закупки и так далее.
Служебная записка
Служебная записка о приобретении моющих средств можно назвать обязательным документом в том смысле, что без него бытовая химия банально не появится на предприятии сама собой. Разберемся в вопросе поподробнее.
Во-первых, составив служебку, мы обратимся к коллеге по закупкам максимально официально и прозрачно. Если в дальнейшем у руководства возникнет вопрос, а по чьей же инициативе были закуплены моющие средства, всё встанет на свои места.
Во-вторых, любая закупка требует денег, а денежным распорядителем является директор компании, главный бухгалтер фирмы. В теории такие полномочия отчасти могут быть гарантированы и специалисту по закупкам, однако исключительно в рамках его ответственности. Таким образом получается, что служебка должна, опять же, оправдать закупку. При возникновении вопросов исполнитель поручения будет ссылаться именно на неё.
Форма документа
Очень часто, когда речь заходит о составлении служебной записки, работники начинают теряться, пытаться найти на просторах интернета необходимые бланки, шаблоны. Доводим до сведения, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель не предъявляет совершенно никаких требований по части формирования подобных официальных бумаг внутреннего характера. Единственное, чем мы должны будем руководствоваться, – это общие правила делового документооборота. В частности, соблюдаем деловой стиль языка и нейтральный тон повествования.
Что касаемо структуры, то наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Далее мы более подробно поговорим о каждом отдельно взятом структурном элементе
Исполнить текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике.
Разбираемся, как составить служебную записку
Процесс формирования служебной записки о приобретении моющих средств нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность коллеги, к которому мы будем обращаться по вопросам закупки, в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании компании, в родительном падеже.
Ниже по документу обращаемся в адрес коллеги по закупкам, просим его приобрести моющие средства. Разъясняем, зачем вам понадобились моющие средства, что стало прошлой партией моющих средств и так далее.
Если вы хотите приложить к служебке какие-то материалы, следует сделать это надлежащим образом. В частности, все прилагаемые документы мы прикрепляем на скрепку, перечисляем в столбик. Каждую отдельно взятую официальную бумагу нужно пронумеровать, поименовать.
В завершение работы с документом мы расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, остается только передать её итоговый вариант руководителю на рассмотрение, дождаться ответной реакции.
Едва ли можно представить себе ситуации, в которой коллега откажет вам в приобретении моющих средств, тем не менее и такие ситуации случаются на практике. Во-первых, отказ может быть связан с соответствующим распоряжением вышестоящего руководства по части временного приостановления всех закупок. Во-вторых, причиной отказа может послужить банальная нехватка денежных средств. В-третьих, специалист по закупкам может по тем или иным причинам счесть вашу просьбу о закупке не совсем целесообразной.
Как бы то ни было, автор такой служебки в любом случае получит в свой адрес мотивированный ответ о том, какое решение по итогу было принято. Остается только его дождаться.
Примерный образец
