Служебная записка о принятых мерах – это официальная бумага, с которой в адрес своего непосредственного руководителя или директора всей организации в целом может обратиться один из подчинённых, сообщить о том, какие меры были им предприняты в рамках конкретного мероприятия. Сегодня мы разберемся, о каких мерах может идти речь, зачем нужна подобная служебка и как правильно её оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Предпринятые меры на предприятии
Под предпринятыми на предприятии меры фактически может пониматься что угодно, начиная от подготовки документации и заканчивая проведением бесед с сотрудниками. Здесь всё будет зависеть от конкретной ситуации, повода для принятия этих самых мер.
Как правило, предпринятые любых мер является ответной реакцией на поступившее от руководителя поручение. Например, директор может поручить специалисту по охране труда провести внеплановые инструктажи по пожарной безопасности. Причины принятия такого решения могут быть самыми разнообразными, начиная от поддержания степени информированности коллег, заканчивая исполнением распоряжения местных властей.
Фактически реализацией мер по распоряжению руководителя будет заниматься тот человек, которому задача и будет поручена. Как правило, директор устанавливает конкретные сроки, в течение которых задача должна быть выполнена. По факту исполнения распоряжения нужно будет отчитаться перед руководителем, поставившим задачу.
Служебная записка
Служебная записка о принятых мерах будет являться чем-то вроде отчета о проделанной работе. Посредством такой официальной бумаги сотрудник будет отчитываться перед начальником о проделанной им работе, докладывать детали по ситуации. Например, если перед специалистом по охране труда стояла задача провести инструктажи среди коллег, он выполнил поручение, значит, потребуется составить отчетную служебку. Таким образом руководитель, отдавший распоряжение, будет в курсе того, что оно фактически исполнено.
Во-первых, своевременное информирование позволит начальнику держать руку на пульсе по вопросам занятости работников компании. Выполнив одно распоряжение, сотрудник сможет рассчитывать на получение другого. Отсиживаться без работы – это не лучшая идея, ведь таким образом можно не получить премию по результатам месяца.
Во-вторых, вполне вероятно, что руководитель ждёт исполнения такого распоряжения для того, чтобы отчитаться еще перед кем-то. Как правило, здесь речь идёт о государственных контролирующих органах и должностных лицах, их представляющих. Дело в том, что госорганы всегда выставляют конкретные сроки для исполнения своих постановлений. Пропуск такого срока может стать причиной для начисления какого-то штрафа, пеней и так далее. Более того, существует ненулевая вероятность подвергнуться административной ответственности на организацию.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки о принятых мерах, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день каких-то бланков или шаблонов, которые помогли мы в разработке обращения, не существует вовсе. Таким образом получается, что сотруднику в любом случае придется брать ситуацию в свои руки и формировать служебку самостоятельно, своими силами.
При работе со служебкой не следует забывать и об общих правилах делового документооборота, которые в обязательном порядке нужно соблюдать. Во-первых, уделим должное внимание структуре служебной записки. В частности, наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.
Во-вторых, не забываем о том, что текст должен быть выдержан в деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования. Это довольно-таки важно, поскольку мы обращаемся в адрес руководителя компании, а директор однозначно станет работать только с полностью правильно оформленными обращениями.
В-третьих, написать текст можно одним из двух способов: рукописным и машинописным. В первом случае допускается исполнить содержание синей или чёрной шариковой ручкой, а во втором – придется пользоваться компьютером и МФУ.
Разбираемся, как составить служебную записку о принятых мерах
Процесс формирования служебной записки о принятых мерах нам следует начать с заполнения шапки официальной бумаги. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебки, в родительном падеже. Такого набора сведений о сторонах и их представителях окажется вполне достаточно, поскольку обращений носит строго внутренний характер.
Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к руководителю компании, сообщаем, что меры по его поручению были предприняты. Кратко разъясняем, о чем конкретно идёт речь, на этом заканчиваем.
В завершение работы со служебной запиской мы должны расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью сформирована, останется только передать её итоговый вариант на рассмотрение, дождаться ответной реакции начальника. В теории руководитель может каким-то образом поощрить подчинённого за проделанную им работу.
Примерный образец
