Служебная записка о причинах задержки в командировке – это документ, с которым командированный сотрудник предприятия должен обратиться в адрес своего непосредственного начальника, как только станет известно, что служебную поездку необходимо продлить. Сегодня мы разберемся, что представляет собой командировка на работе, каким образом она организуется, в каких случаях может потребоваться её продление, кто будет оплачивать дополнительные расходы на проживание и питание.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Командировка
Командировка или же служебная поездка в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации представляет собой ситуацию, когда работника направляют выполнять свои должностные обязанности вне своего привычного места работы. Здесь важно отметить чёткую привязку служебной поездки именно к рабочему месту, а не населенному пункту или региону. Таким образом, даже если работодатель направил своего сотрудника на работу в другое офисное здание, заключив с контрагентом договор аутстаффинга, это в любом случае будет считаться командировкой.
Не являются командировками различного рода разъездные работы сотрудников, для которых они прямо предусмотрены в трудовом договоре в качестве основной деятельности. Например, сюда можно отнести курьеров, сотрудников технической поддержки интернет-провайдеров и так далее и тому подобное.
Как нетрудно догадаться, оплачивает и организовывает служебную поездку для сотрудника работодатель, ведь именно в его интересах она и осуществляется. Более того, работник даже не имеет права отказаться от поездки, если директор вынес соответствующее решение. Конечно, всего можно попытаться договориться на межличностном уровне, сославшись на определенные проблемы личного характера, убедить направить другого работника. К сожалению, далеко не всегда руководство готово входить в положение и идти навстречу.
Задержка в командировке
На этапе планирования организатор служебной поездки рассчитывает, сколько времени должна продлиться командировка. Это можно определить, исходя из предстоящего фронта работ, продолжительности времени в дороге и прочих факторов. Так, продолжительность далеко не каждой работы можно заблаговременно определить, руководствуясь лишь имеющейся на руках документацией по техническому заданию. Это касается абсолютно любых сфер деятельности, начиная от банального договора подряда на том или ином объекте, заканчивая сложными процедурами по типу аудита и так далее.
По идее, опытный руководитель должен организовывать служебные поездки таким образом, чтобы работник смог оказаться дома как можно раньше, сделав полный объем работы в срок. Если заранее установить срок на один или несколько дней больше, придется оплачивать фактический простой сотрудника за свой счет, включая расходы на проживание и питание. В том случае, когда выделенного времени оказалось недостаточно, ситуация складывается не лучше, ведь потребуется в кратчайшие сроки искать варианты продления аренды места жительства.
Что касаемо оплаты, все расходы на себя берёт организация-работодатель. Работнику должны не только оплатить транспортные расходы и расходы на жильё, но также выделять суточные. Предполагается, что на суточные человек должен питаться в заведениях общественного питания.
Продление сроков поездки
Служебная поездка, равно как и любое другое мероприятие на предприятии с работниками, должна оформляться по всем правилам. Так, руководство должно издать приказ о направлении сотрудника в командировку, официально уведомить его об этом, договориться с гостиницей, приобрести билеты и так далее и тому подобное. В завершение всей процедуры, когда подчинённый уже возвратится на рабочее место, он пишет служебную записку о результатах поездки.
В тех случаях, когда командировка вынужденно растягивается, сам командированный работник должен написать записку о причинах задержки. По идее, она тоже пишется уже по факту возвращения, необходима для издания соответствующего приказа, подтверждения дополнительного расхода денежных средств.
Директор компании изначально выделил одну сумму на служебную поездку, однако в процессе она несколько изменилась, стала больше. Руководителя необходимо поставить в известность о причинах перерасхода денежных средств.
Объясняем, как составить служебную записку
Служебная записка о причинах задержки в командировке должна начать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации-работодателя, ФИО и должность её руководителя. Например, в обществе с ограниченной ответственностью это может быть директор, генеральный директор или же исполнительный директор. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя занимаемую им должность на предприятии.
Ниже по документу утверждаем, что на данный момент находимся в служебной поездке по приказу директора с такого-то по такое-то число. Следующим шагом ссылаемся на то, что в рамках поездки что-то пошло не по плану, в связи с чем командировку необходимо продлить. Здесь сам работник указывает, на какой временной промежуток продлевать пребывание вне привычного рабочего места. Окончательное решение, конечно же, будет за директором, однако в любом случае мнение самого командированного берётся во внимание в первую очередь.
В качестве приложений к «служебке» можно прикрепить любые документы или материалы, свидетельствующие о необходимости продления срока командировки. Например, это может быть заказ-наряд или иная официальная бумага.
Примерный образец
