Служебная записка о предоставлении списка работников

Служебная записка о предоставлении списка работников – это официальная бумага, с которой один из сотрудников компании может обратиться в адрес локального руководителя, предоставить запрашиваемый им перечень работников. Сегодня мы разберемся, зачем руководство может собирать подобные списки, как правильно составить подобную служебную записку.

Списки работников

Одним из направлений деятельности любого руководителя является работа с персоналом, с подчинёнными. В частности, начальник может собирать сведения относительно того, чем конкретно заняты работники его отдела, какие дела находятся у них в производстве.

Иногда происходят ситуации, требующие получение каких-то личных сведений о людях. Например, такое может происходить в рамках подготовки к празднованию юбилея, круглой даты трудового стажа или выслуги лет. Обычно, если в компании развита корпоративная политика, она с трепетом относится к профессиональной жизни своих сотрудников:

• массовые поздравления с днём рождения;
• вручение подарков;
• придание огласки по тем или иным значимым для человека поводам.

Нередко для подготовки к тому или иному мероприятию на предприятии формируются списки работников. Это могут быть списки для:

• направления сотрудников в командировку;
• направления работников на повышение профессиональной квалификации;
• выплаты премии по достижению какого-то рубежа.

Фактически формированием списков будет заниматься кто-то из локальных руководителей или же кадровик. Например, если такой список потребовал лично директор, значит, исполнителем будет считаться начальник отдела, перечень работников по которому и нужно предоставить.

Если ситуация требует предоставления списка работников не из конкретного структурного подразделения, а со всей организации в целом, то исполнением поручения будет заниматься кадровая служба. В прямые должностные обязанности кадровика входит работа с сотрудниками:

• ведение личной документации;
• помощь к подготовке проектов распоряжений руководителя;
• регистрация внутренней распорядительной документации;
• и так далее.

Служебная записка

Служебная записка о предоставлении списка работников является исключительно внутренним документом, используемым во внутреннем документообороте. Основная цель составления такого документа заключается в том, чтобы отчитаться перед автором запроса о проделанной работе. Сам же список фактически будет идти приложением к служебной записке, а не числиться в её содержательном блоке. По сути, тело служебки будет состоять из одного-двух предложений, сообщающих руководителю о том, что его поручение исполнено в полном объеме.

Адресатом служебной записки о предоставлении списка работников будет тот сотрудник, который фактически и запрашивал этот самый список. В теории запросить такой список мог начальник отдела, заместитель директора или даже сам директор.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о предоставлении списка работников, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предусматривает каких-либо строгих бланков или шаблонов для формирования такой официальной бумаги. Получается, что в случае необходимости любой желающий сможет составить такую служебку самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь одними лишь правилами делового документооборота. В частности, уделяем внимание деловому стилю языка и нейтральному тону повествования.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике, не будут встречены в штыки. Сам текст мы оформляем на чистом листе бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять нашу служебную записку о предоставлении списка работников с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно указать, кому подается служебка, от кого. В дательном падеже обозначим ФИО адресата текущего обращения, его должность, занимаемую на предприятии. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор служебки обозначает собственные ФИО, наименование занимаемой в штатном расписании должности.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется только лишь дождаться ответной реакции. В теории руководитель может и вовсе никак не отреагировать на такое обращение, тем не менее это не всегда так. Если исполнитель проделал в действительности большую и серьезную работу, начальник может оценить её по достоинству, каким-то образом вознаградив своего подчинённого. В теории это может быть премия, дополнительные дни к отпуску или даже продвижение по должности. Сам список в дальнейшем будет использован руководством для внутренней работы.

Примерный образец