Служебная записка о пополнении кадрового резерва

Служебная записка о пополнении кадрового резерва – это документ, с которым один из представителей руководящего звена организации может обратиться в адрес её директора, выступив с инициативой пополнения кадрового резерва фирмы. Сегодня мы разберемся, что представляет собой кадровый резерв, каким образом он пополняется и как часто это нужно делать.

Кадровый резерв

Под кадровым резервом, условно говоря, понимается список людей, которые заинтересованы в трудоустройстве в ряды сотрудников организации, если их пригласить на ту или иную должность. Кадровый резерв является весьма удобным способом взаимодействия как для организации, так и для сотрудников. Первые получают возможность взять новых людей на работу буквально сразу же, как только появится информация об увольнении или уходе в декретный отпуск, а вторые – возможность встать в очередь на интересующее их, хотя пока еще и не вакантное место.

Созданием, актуализацией и пополнением кадрового резерва занимается HR-специалист по заявкам руководства. Отметим, что на многих предприятиях функция HR-менеджера ложится на кадровика. Как бы то ни было, кто-то должен не просто однажды найти нужное количество сотрудников, готовых выйти на работу при поступлении им предложения, но также и регулярно актуализировать базу.

С течением времени люди меняют работы, переезжают, рожают детей и так далее и подобное. Жизненные обстоятельства могу заставить человека отказаться от идеи устроиться в ту или иную организацию, ничего не сообщив HR-специалисту. И действительно, работник компании обязан самостоятельно уточнять данные у потенциальных соискателей.

Пополнение резерва

Под пополнение кадрового резерва может пониматься его актуализация, чистка или же действительное расширение числа потенциальные соискателей. Дело в том, что в кадровом резерве всегда должно находиться энное количество человек, которые в действительности заинтересованы в трудоустройстве, а не «мёртвых душ». Если пройтись по кадровому резерву и обзвонить соискателей, может выясниться, что часть из них уже не заинтересована в работе в данной организации, а значит, HR-специалисту придется добирать недостающее число потенциальных кадров.

Пополнение кадрового резерва, по идее, нужно проводить один раз в полгода или год. Здесь нет каких-то строгих правил, всё зависит от того, как решит директор. Безусловно, чем чаще происходит пополнение, тем больше вероятность, что база окажется «свежей» и сможет поставить нужное число новых сотрудников.

Служебная записка

Служебная записка о пополнении кадрового резерва представляет собой самостоятельную официальную бумагу из разряда внутренних. Выступить её автором в теории может любой работник, заинтересованный в наличии качественного кадрового резерва. Как правило, этим человеком будет кто-то из начальников отделов. Именно локальные руководители наиболее других заинтересованы в постоянном притоке «свежей крови» в случае увольнения, повышения или перевода их текущих сотрудников.

Несмотря на то, что служебная записка пишется на имя директора, фактически же заниматься формированием кадрового резерва будет заниматься HR-специалист. Служебка нужна для того, чтобы директор смог издать соответствующий приказ и отдать своему подчинённому соответствующее распоряжение.

Более того, наша записка выступит в качестве основания для издания приказа, что также является немаловажным моментом. После того, как служебка будет использована, её можно передавать на хранение в архив, держать там в течение пяти лет.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем процесс составления служебной записки о пополнении кадрового резерва нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор служебки прописывает свои ФИО и наименование занимаемой должности в штатном расписании. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, указывать более подробные идентификаторы нет нужды.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к директору и утверждаем, что кадровый резерв организации не обновлялся уже длительное время, в текущем состоянии не сможет обеспечить предприятие нужным количеством кадров в случае возникновения соответствующей необходимости. В связи с этим вы и выступаете с инициативой пополнения кадрового резерва, просите HR-специалиста заняться этим вопросом.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться соответствующей ответной реакции. Как только руководитель рассмотрит служебную записку, он издаст соответствующий приказ, утвердить пополнение резерва на официальном уровне.

Примерный образец