Служебная записка о получении ключей

Служебная записка о получении ключей – это документ, с которым в адрес ответственного за те или иные помещения, ценности в них, может обратиться любой работник компании, попросить о выдаче ключей от помещений на руки. Сегодня мы разберемся, кто несет ответственность за хранение ключей, в каких случаях они могут пригодиться сотрудникам, зачем нужна служебка и как правильно её составить.

Ключи на предприятии

Ключи на предприятии подлежат строгому учету в соответствующем журнале и хранении в специальном металлическом ящике или сейфе. Для удобства пользования такие ящики чаще всего размещают на видном месте, оставляют открытыми, однако далеко не во всех случаях. Ряд организаций крайне ответственно относятся к своему имуществу и трепетно подходит к передвижениям по собственной территории. Например, если компания работает не 24 часа в сутки, а исключительно в дневное время, на ночь офис закрывается. Если кто-то из работников решил по собственной инициативе или по просьбе руководителя потрудиться сверхурочно, ему потребуются ключи, чтобы после ухода закрыть здание.

Ключи стараются не доверять одновременно нескольким сотрудникам, чтобы в случае чего была возможность определить ответственного. Например, если из помещения что-нибудь пропадет или имущество будет испорчено, кому-то придется за это отвечать. По идее, материальная ответственность должна быть возложена на сотрудника, в чьем распоряжении находились ключи на момент кражи, если не доказать его невиновность.

Если уж и раздавать ключи работникам на руки, следует делать это грамотно, оформляя всё документально. Таким образом, если работник хочет получить ключи, ему придется написать служебную записку.

Служебная записка

Служебная записка как деловой документ представляет собой официальное обращение от одного сотрудника к другому. В нашем случае адресатом выступит ответственный за ключи сотрудник, а заявителем – любой работник. Таким образом у нас будет официальное подтверждение того факта, что сотрудник в действительности получил на руки ключи от того или иного помещения. Если с имуществом что-то случится, вопрос о распределении ответственности будет решаться на основании служебной записки.

По идее, ответственность за имущество организации, а значит, и за ключи, по умолчанию несёт её единоличный руководитель. В случае с обществом с ограниченной ответственностью руководителем выступит его директор. В дальнейшем, когда организация разрастается, обязанности распределяются между другими сотрудниками. Так, чаще всего ответственность за ключи будет нести заведующий по административно-хозяйственной части.

Перед тем, как приступить к составлению служебки, следует определить, кто отвечает за ключи от помещений конкретно в вашей организации. Уточнить этот вопрос можно в отделе кадров или у коллег.

Форма документа

Форма служебной записки о получении ключей не утверждается на законодательном уровне, а значит, каждый работник сможет сформировать официальную бумагу в произвольном виде. В работе ему потребуется руководствоваться общими правилами делового документооборота, нормами деловой этики. Если сформировать служебку в свободной форме, руководство будет в любом случае обязано принять её к производству, однако существуют и исключения.

Так, с 2014 года отечественные государственные ведомства перестали обращать внимание на внутренний документооборот частных организаций. Таким образом сейчас все фирмы могут самостоятельно разработать собственные фирменные бланки, которыми могли бы воспользоваться работники. Если в фирме существуют собственные шаблоны, сотруднику следует взять один из таких за основу.

К сожалению, далеко не каждая фирма уделяет столь тщательное внимание собственному документообороту, в связи с чем нередки случаи, когда придется составлять документ самостоятельно. Написать служебку допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике.

Инструкция по составлению записки

Служебная записка о получении ключей должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, ФИО и должность ответственного за ключи сотрудника. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме.

Ниже по документу обращаемся к ответственному за ключи сотруднику, просим выдать нам на руки ключи от того или иного помещения. Здесь, в основном содержательном блоке, необходимо достаточно замотивировать подобное обращение. Например, можно сослаться на сверхурочную работу после закрытия офиса или иную причину. Если в вашем отношении был издан приказ об изменении графика работы или переводе на сверхурочную ставку, можно снять с него скан и приобщить к служебке в качестве приложений. Сам документ прикрепляем к записке на скрепку или степлер.

Примерный образец