Служебная записка о переносе сроков окончания ремонта

Служебная записка о переносе сроков окончания ремонта – это документ, с которым в адрес заказчика ремонтных работ на предприятии может обратиться их фактический исполнитель, сообщить о том, что по каким-то причинам сроки выполнения задачи смещаются. Сегодня мы постараемся разобраться, как проходит ремонт оборудования на предприятиях, по каким причинам могут сместиться сроки исполнения задачи, как составить соответствующую служебку, зачем она вообще нужна.

Ремонт на предприятии

Сегодня существует две формы проведения ремонтных работ на предприятиях:

• своими силами;
• силами сторонней подрядной организации.

В первом случае организации придется обзавестись собственным штатом механиков (или хотя бы одним механиком), закупить необходимые инструмент и расходники. Порой такая форма взаимодействия окажется весьма выгодной, ведь не придется каждый раз платить посторонним людям. Штатный механик и так получает заработную плату, никаких дополнительных денег выделять не придется, если мы, конечно, не включаем сюда запчасти.

Итак, если у компании есть свой ремонтный отдел, то в него время от времени будет направляться всё вышедшее из строя оборудование. Совершенно не факт, что штатный сотрудник сможет установить причину и произвести необходимые ремонтные работы, тем не менее он проведет первичную диагностику.

Передача любых материальных ценностей в ремонт, по идее, должна происходить в сопровождении соответствующей служебной записки. В служебки работник, передающий вещь в ремонт, описывает характер неисправностей, устанавливает срочность поручения. Например, если вся работа человека завязана на данном устройстве, значит, отремонтировать его следует как можно скорее.

Сроки ремонта

Сроки ремонта оборудования на предприятии определяются тремя факторами:

• правилами организации, утвержденными директором;
• фактической срочностью конкретного заказа;
• наличием на складе всех необходимых для проведения работ приспособлений и запчастей.

Если заказ в действительности срочный, а у механика под рукой оказалось всё необходимое, в теории он сможет исполнить поручение в рамках одного рабочего дня. В противном же случае придется подождать.

На этапе принятия вещи на диагностику ни один механик не сможет дать гарантии того, в течение какого срока он исправит поломку. В процессе изучения может всплыть множество подводных камней, которые существенно растянут сроки ремонта. Первично всегда даётся примерная дата. Если сотрудник не будет укладываться в такие сроки, он должен будет составить ответную служебную записку и уведомить от этом заказчика.

Форма документа

Служебная записка о переносе сроков окончания ремонта относится к той категории документов, для формирования которых отечественным законодателем и вовсе не предусмотрено каких-либо строгих бланков, шаблонов. В теории оформить подобную официальную бумагу может совершенно любой сотрудник, имеющий такую производственную необходимость. Поскольку бланков не существует вовсе, единственное, чем мы должны руководствоваться в своей работе, – это общие правила делового документооборота.

Автору служебки нужно будет выдержать содержательную часть в деловом стиле, сохранив нейтральный тон повествования. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку о переносе сроков окончания ремонта с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно прописать, кому подается служебка, от кого. Для этого в дательном падеже указываем ФИО того сотрудника, который и передавал вещь в ремонт, его должность на предприятии. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор записки обозначает свои собственные ФИО и должность в штатном расписании, но уже в родительном падеже.

Далее по тексту обращаемся к коллеге, ссылаемся на то, что такого-то числа он передавал нам то или иное оборудование или иную вещь для проведения диагностики, выполнения ремонтных работ. Затем ставим его перед фактом, что в изначально установленные сроки провести ремонтные работы не получится. В обязательном порядке нужно будет обозначить причины переноса:

• на складе не оказалось нужных запчастей;
• сотрудники не обладают достаточными навыками для проведения ремонтных работ;
• в работе есть более приоритетные заказы.

В завершение работы с документом нужно расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка будет уже полностью составлена, останется только передать итоговый вариант на рассмотрение.

Передать служебку коллеге можно несколькими способами:

• нарочно, встретив его лично;
• через корпоративный e-mail, направив электронное письмо;
• через офис-менеджера, занимающегося распределением внутренней корреспонденции.

Так или иначе человек, передавший вещь в ремонт, должен быть осведомлён о том, что в указанные изначально сроки результата он не получит. Таким образом он сможет спланировать свой рабочий график на ближайшее время.

Примерный образец