Служебная записка о передаче дел новому сотруднику – это официальная бумага, с которой собирающийся уходить с должности работник обращается к директору, отчитывается о том, что успешно передал дела человеку, пришедшему ему на замену. Сегодня мы разберёмся, что принято понимать под передачей дел, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Передача дел на предприятии
Под передачей дел понимается процесс введения нового сотрудникам старым в текущее положение вещей на предприятии. Когда кто-то из работников компании решает уволиться или уйти в декретный отпуск, работодателю необходимо будет в кратчайшие сроки подобрать человека на замену. Мало того, что соискатель должен соответствовать всем предъявляемым требованиям, так еще и старый сотрудник должен успеть передать ему делу.
В частности, работнику придется не только передать всю имеющуюся на руках документацию, но также ввести в курс дела, предупредить о надвигающихся мероприятиях, истекающих сроках. Конечно, за положенные две недели отработки нельзя с нуля обучить нового человека и передать ему знания обо всех тонкостях производственного процесса, тем не менее работник должен сделать всё, что в его силах.
Отметим, что Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит в себе положений относительно передачи дел и отдельных вопросов по данной процедуре, тем не менее это происходит как само собой разумеющееся. Устраиваясь на работу, сотруднику также кто-то передавал дела и вводил его в курс дела. Таким образом получается, что он должен вернуть этот должок.
Служебная записка
Служебная записка о передаче дел новому сотруднику является исключительно внутренним документом, который, по идее, никогда не должен выйти за пределы внутреннего документооборота. Предполагается, что после её применения официальная бумага будет храниться в архиве фирмы в течение следующих пяти лет, после чего сможет быть физически уничтожена за ненадобностью.
Служебку о передаче дел принято составлять в один из последних рабочих дней увольняющегося сотрудника в качестве отчетного документа о результатах проделанной работы. Таким образом мы дадим директору понять, что исполнили свою обязанность по введению нового человека в курс дела, передали ему документы и всю сопутствующую информацию по части сроков, других вопросов.
Передать служебную записку директору предприятия её автор может одни из нескольких способов, который ему наиболее подходит. Так, если директор компании физически находится в одном с вами помещении, у вас есть возможность лично вручить ему документ, следует распечатать его и передать на рассмотрение. Второй способ будет доступен для предприятий, перешедших на электронный документооборот. Речь идёт об отправке скана служебки через внутренний чат или через корпоративный e-mail.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки о передаче дел новому сотруднику, следует отметить, что официальная бумага может быть составлена работником самостоятельно и в свободной форме. Здесь мы должны будем уделить внимание лишь общим правилам делового документооборота, соблюдать стандартную для таких деловых обращений структуру.
По структуре служебная записка о передаче дел новому сотруднику должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Инструкция по составлению служебной записки
Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей компании, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании предприятия. В силу того, что данное обращение носит исключительно внутренний характер, то есть не предназначено для выхода за пределы внутреннего документооборота, прописывать более подробные идентификаторы граждан и организации нет нужды.
Ниже по документу приступаем к оформлению основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к директору, утверждаем, что ввели нового сотрудника в курс происходящего, передали ему все текущие дела, обучили базовым навыком работы по данной должности.
Следующим шагом, когда наша служебная записка будет уже полностью составлена, останется лишь расписаться за всё вышеизложенное, передать её итоговый вариант директору на рассмотрение. Как только служебка окажется на столе у директора, всю процедуру модно будет назвать успешно завершенной. Ждать какой-то ответной реакции от руководителя не стоит, ведь наше обращение носит скорее уведомительный характер, мы ничего не просим и ничего не предлагаем.
Теперь, когда записка составлена, а дела переданы, работник может со спокойной совестью увольняться с предприятия и заниматься своими делами, ради которых всё и затевалось. Подав такую служебную записку, он официально подтверждает, что исполнил своё обязательство по передаче дел новому работнику, а значит, никаких вопросов по данной части быть не может.
Примерный образец
