Служебная записка о необходимости ремонта служебного помещения

Служебная записка о необходимости ремонта служебного помещения – это документ, адресуемый директору компании, в котором до него доносят проблему текущего состояния служебных помещения на предприятии. Сегодня мы рассмотрим, в каких случаях обычно составляется подобная официальная бумага, кто выступает инициативным лицом, чего можно добиться.

Состояние служебных помещений

Служебные помещения на предприятии – это пространство, предназначенное для работы сотрудников. Это может быть кабинет, комната, цех, фойе и так далее. Площадь помещения и его габариты не влияют на квалификацию.

Организация как работодатель должна сделать всё возможное для того, чтобы сотрудником было комфортно находиться на их рабочих местах. Безусловно, какие-то минимальные неудобства работники могут и потерпеть, однако лишь до тех пор, пока им не будет предложена работа с лучшими условиями. Если компания не желает допустить отток умов, следует проводить работу в кадровом направлении. Одно из таких направлений – организация приятного и комфортного рабочего места.

Существует ряд исследований, доказывающих, что человек трудится значительно лучше и усерднее, если находится в комфортной обстановке. В государственных учреждениях проблема состояния служебных помещений не стоит остро, особенно, в центральной части России, а вот у частников подобный вопрос встаёт с завидной регулярностью. К сожалению, многие предприниматели в погоне за прибылью совершенно забывают обеспечить своих сотрудников минимальными условиями, в связи с чем люди вынуждены трудиться с плохим освещением, сыплющейся штукатуркой и облезшей краской на стенах.

Кто составляет

Обратиться с запиской о ремонте теоретически может любой сотрудник компании, однако в организациях не принято нарушать систему иерархии или же «ходить по головам». Так, обычно с подобными просьбами обращаются руководители структурных подразделений, подчинённые которых и трудятся в помещении, ставшим объектом рассмотрения. Сам документ следует адресовать директору фирмы, ведь именно он решает все вопросы по части выделения денежных средств на те или иные нужды предприятия.

Проблема будет стоять особо остро, если ремонт требуется не из косметических соображений, а из практических. Так, например, протечка крыши не сулит ничего хорошего, может навредить имуществу компании.

Форма документа

Служебная записка относится к той разновидности документов, для формирования которых отечественный законодатель не предусмотрел никаких бланков или шаблонов. Конкретные оформленческие нюансы отдаются на откуп каждой отдельно взятой фирме. Организация имеет возможность разработать собственные фирменные бланки, которые и будут использоваться сотрудниками на постоянной основе. Записка по ремонту помещения не является распространённым документом, а значит, крайне маловероятно, что в вашей компании найдётся шаблон под такое обращение. Вероятнее всего, придётся оформлять обращение своими силами.

Служебная записка в свободной форме будет составляться по общепризнанным привалам делового документооборота, применяемым как в государственных органах, так и в частных организациях. Речь идёт о соблюдении норм пунктуации и орфографии, делового тона языка и нейтрального стиля повествования. Также при формировании служебной записки часто встаёт вопрос относительно способа написания текста. Чаще всего предпочтение отдают именно печатному варианту, однако никто не запрещает исполнить содержание от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки.

Инструкция по составлению служебной записки

Служебная записка как деловой документ состоит из нескольких структурных элементов: шапка, содержательный блок с выражением просьбы и мотивировкой запроса, дата и подпись исполнителя. Для того чтобы придать официальной бумаге деловой внешний вид необходимо уделить должное внимание каждому отдельно взятому элементу.

Первым делом обратим внимание на шапку. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем ФИО руководителя организации, её полное наименование, а также организационно-правовую форму. Затем здесь же обозначим ФИО исполнителя служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу начинаем разъяснять суть наболевшего вопроса. Утверждаем, что одно из служебных помещений на предприятии нуждается в ремонте по определённым причинам. Далее по тексту мы как раз и должны привести те самые причины, чтобы подтолкнуть директора дать удовлетворительный ответ. Так, можно ссылаться на:

• протекающую крышу;
• продуваемые щели в окнах;
• осыпающуюся штукатурку;
• осыпающуюся краску;
• неровность пола;
• и так далее.

Для нас самое главное – донести до директора, почему необходимо осуществить ремонт в служебном помещении, ведь именно он и будет принимать окончательное решение.

В завершение работы с документом мы ставим дату создания служебной записки, расписываемся за всё вышеизложенное, расшифровываем оставленный на бумаге автограф (фамилия и инициалы). В таком виде документ можно передавать директору на рассмотрение.

Примерный образец

Если всё же будет принято решение об осуществлении ремонта, начнется закупка материалов и поиск подрядчиков. Чем с более серьезной проблемой столкнулись работники предприятия, тем более оперативное решение должно быть принято. Так, работать в холодное время года с продуваемыми окнами не только крайне непросто, но и незаконно. Существует ГОСТ, устанавливающий пределы температуры в рабочем помещении.