Служебная записка о необходимости расширения штата

Служебная записка о необходимости расширения штата – это документ, с которым кто-то из руководящих постов организации может обратиться к директору, выразить инициативу о создании на предприятии дополнительных рабочих мест. Сегодня мы разберемся, кто конкретно может выступить с подобной служебкой, как правильно её составить, какова может быть реакция руководителя.

Штат организации

Штатом организации признаются все её сотрудники, работающие именно по трудовому договору. Здесь важно провести четкую грань между трудовым договором и договором гражданско-правового характера. Первый регулируется положениями Трудового кодекса Российской Федерации, а второй – Гражданского.

Организация, зарегистрировавшаяся в налоговом органе, может принимать к себе на работу сотрудников. Причем сделать это могут не только юридические лица, но также индивидуальные предприниматели. Довольно-таки большая часть небольших производств и торговых точек работают именно в формате индивидуального предпринимательства, имея при этом сотрудников.

Сам факт наличия в фирме сотрудников в свою очередь порождает обязательство вести соответствующую документацию. В частности, организации потребуется разработать собственные правила внутреннего трудового распорядка, положение о заработной плате и так далее и тому подобное. Одним из таких документов станет штатное расписание. Расписание можно назвать списком всех имеющихся в компании должностей и количества ставок по ним. Например, если официальная бумага рассчитана лишь на двух бухгалтеров, заключить трудовой договор с третьим уже не получится.

Выхода здесь дав: принимать соискателя на договор гражданско-правового характера либо расширять штат. Безусловно, на рынке труда куда больше ценится именно трудовой договор, ведь он наделяет работника определённым перечнем прав и дополнительных социальных гарантий.

Служебная записка

Служебная записка как документ представляет собой способ сообщения между представителями одной организации внутри её самой. Так, сообщаться могут как коллеги, находящиеся в одной вертикали корпоративной иерархии, так и руководитель с подчинёнными. Чаще всего служебки пишутся от подчинённых на имя руководителей, чтобы выразить ту или иную просьбу, сделать какой-то запрос и так далее и тому подобное.

Служебку о необходимости расширения штата должен подавать руководитель того отдела или структурного подразделения, которое и необходимо расширять. Например, главный бухгалтер может подать такую служебку на расширение бухгалтерского отдела и так далее по списку.

Любое обращение к директору с просьбой, а тем более, если она касается выделения дополнительных денежных средств, должно быть чем-то подкреплено. В частности, автору служебки потребуется доказать, почему расширение штата – это необходимость, от выполнения которой организации только окажется в плюсе. Так, здесь можно сослаться на расширение зоны обслуживания, увеличения количества контрагентов, оборота денежных средств и товаров.

Форма документа

Форма служебной записки о необходимости расширения штата не закрепляется на законодательном уровне, что позволяет представителям организации формировать официальную бумагу самостоятельно, в произвольной форме. Для этого потребуется руководствоваться общими правилами делового документооборота, ориентироваться на схожие документы. Так, многие компании имеют фирменные бланки для составления служебной записки, что делает их документооборот более целостным и единообразным. Если ваш работодатель как раз относится к такой разновидности юридических лиц, не следует проходить мимо фирменных бланков.

К сожалению, далеко не всегда можно составить служебку на фирменном бланке, тем не менее ничего не мешает нам взять ситуацию в свои руки. Вооружаемся чистым листом бумаги формата А4, любым средством нанесения на неё текста. В частности, это может быть синяя или чёрная шариковая ручка, компьютер и принтер.

Инструкция по составлению служебной записки

Начинаем процесс составления служебной записки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, наименование занимаемой им должности.

Ниже по документу утверждаем, что имеющегося в настоящий момент в распоряжении организации штата не хватает для её полноценной работы. Ссылаемся на то, что с момента принятия на работу сотрудников прошло достаточно много времени, за которое предприятие развилось и увеличило свой оборот. Таким образом получается ситуация, когда работы стало существенно больше, а штат работников остался неизменным, нужно что-то делать.

Следующим шагом просим директора рассмотреть вопрос о расширении штата организации, предложив свой вариант решения. Например, можно предложить принять на работу еще одного юриста и бухгалтера. Таким образом удастся разгрузить уже имеющихся сотрудников, сделать рабочие места более привлекательными. Как показывают исследования, переработки никогда не приводят ни к чему хорошему.

Примерный образец