Служебная записка о необходимости продлить командировку

Служебная записка о необходимости продлить командировку – это официальная бумага, с которой сотрудник, направленный в служебную поездку, может обратиться к руководству организации, проинформировать о том, что ему придётся задержаться подольше. Сегодня мы рассмотрим, в каких случаях может составляться подобная служебка, зачем она нужна, как правильно её оформить.

Служебная поездка

Служебная поездка от работодателя представляет собой выезд на другое место работы для осуществления там трудовой деятельности. Существует расхожее мнение, что командировкой признаётся исключительно выезд в другой регион или город, однако с точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации это не так. Под служебной поездкой может пониматься в том числе и перемещения в рамках города, если должность работника не связана с выездной работой.

Решение о направлении сотрудника в командировку принимает работодатель, а тот не имеет права отказаться. По сути дела, это тоже выполнение должностных обязанностей, но на другом месте, а согласно условиям трудового договора работник обязан выполнять свою трудовую функцию. Если работа человека непосредственно носит выездной характер, каждая поездка не будет считаться как командировка.

Командировочные расходы, связанные с транспортом и проживанием, берёт на себя организация. Представителям компании придётся заблаговременно договориться о съеме гостиничного номера или квартиры, а также приобрести билеты на поезд, самолёт или автобус. Сам командированный работник должен получить на руки билеты вместе с информацией относительно места жительства. Более того, организация также оплачивает и расходы на питание в виде суточных.

Продление командировки

Продление командировки чаще всего связано с увеличением заранее запланированного объема работ или переносом события, ради которого и осуществлялась поездка. Например, юрисконсульт частной компании был направлен в другой город на судебное, что часто происходит на практике. Судебные дела в большинстве своём не могут быть рассмотрены на одном единственном заседании, судья с огромной вероятностью перенесет заседание на другой день. Если судебное перенесено на один или два календарных дня, работнику нет смысла возвращаться на предприятие.

В любом случае командированный работник обязан сообщить об изменениях своему непосредственному начальнику, который и будет составлять служебную записку на имя директора. В самой служебке он сообщит, что для завершения выездной работы необходимо продлить поездку на определённый срок, попросит это сделать. Если руководство компании готово выделить дополнительные деньги на содержание командированного работника, на записке появляется виза директора.

Дальнейшая работа по продлению командировки ляжет уже на плечи кадровика и бухгалтера. Первому придётся оформить соответствующий приказ, а второму – насчитать командировочные.

Форма документа

Форма служебной записки о необходимости продлить командировку не утверждается на законодательном уровне, что позволяет представителям организаций формировать её в произвольном виде. Отметим, что предприятия обладают возможность самостоятельно разработать фирменные бланки и закрепить их в локальной документации. Таким образом можно не только несколько упросить работу своих сотрудников, но также сделать документооборот более целостным и единообразным.

Как бы то ни было, если в вашей компании нет фирменного бланка, всегда можно оформить служебку своими силами. Для этого нам потребуется обзавестись чистым листом бумаги формата А4, чёрной или синей шариковой ручкой. Также имеется возможность исполнить текст в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Печатный вариант видится более приоритетным, так как будет иметь более деловой внешний вид.

Инструкция по составлению записки

Служебная записка о необходимости продлить командировку как официальная бумага будет составляться по общим правилам делового документооборота. В частности, уделим внимание структуре: шапка, основной содержательный блок с разъяснением сути обращения, доведения сведений о причинах продления и выдвижение просьбы о необходимости продления, дата составления и подпись исполнителя. Разберемся, как не допустить ошибок.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны в дательном падеже прописать ФИО нашего директора, полное название компании с указанием его организационно-правовой формы. Далее по тексту в родительном падеже отметим ФИО заявителя служебки, занимаемую им должность на предприятии.

Ниже по документу мы обращаемся к директору с уважением, начинаем доносить сведения. Первым делом ссылаемся на факт направления работника в командировку, а затем утверждаем, что в ходе поездки произошло нечто, что требует продления мероприятия. Разъясняем, что именно произошло, просим продлить командировку на энное количество календарных дней, продлить аренду жилого помещения, выделить дополнительные денежные средства на содержание сотрудника.

Ниже по документу заверяем итоговый вариант служебной записки своим автографом с расшифровкой (фамилия и инициалы), а также ставим дату формирования официальной бумаги. В таком виде служебку уже можно передавать директору на рассмотрение. Будет лучше вручить документ лично в руки руководителю, так как вопрос срочный, не терпящий отлагательств. Командированному сотруднику нужно как можно скорее узнать, возвращается ли он обратно либо остаётся в служебной поездке.

Примерный образец