Служебная записка о необходимости нового сотрудника – это документ, с которым руководитель любого звена в организации может обратиться к директору с просьбой рассмотреть возможность расширения штата сотрудников. Сегодня мы расскажем, какова роль подобной официальной бумаги, как правильно её составить и предъявить на рассмотрение.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Штат сотрудников
Штат сотрудников предприятия определяется руководством организации на этапе планирования, а лишь потом реализуется в жизнь посредством усилий отдела кадров. По идее организация может принять на работу лишь столько работников, сколько предусмотрено в штатном расписании, однако в экстренных случаях предприятия оформляют соискателей на договоры гражданско-правового характера. Внесение изменений в штатное расписание занимает время, а в ситуации, когда дополнительные руки нужны здесь и сейчас, приходится выкручиваться любыми способами.
Как мы уже сказали ранее, штат сотрудников формируется заранее, а на деле может сложиться ситуация, когда рабочих рук будет не хватать. В таком случае непосредственный руководитель отдела, желающий заполучить ещё одного работника, обращается к директору компании с просьбой расширить штат.
Служебная записка
Служебная записка является официальной бумагой из внутреннего документооборота организации. Чаще всего она предполагает обращение от одного сотрудника к другому, как по горизонтали, так и по вертикали. В нашем случае обращение будет носить вертикальный характер, ведь вопрос о расширении штата сотрудников уполномочен решать исключительно директор компании.
Директор, получивший служебную записку, должен проанализировать её содержание и, возможно, вызвать её автора на личную беседу для более детального знакомства с его позицией по данному вопросу. Если убедить руководитель, что необходимость в новом сотруднике действительно имеет места, механизм будет запущен. В частности, возможность расширения потребуется согласовать с главным бухгалтером и начальником отдела кадров, ведь во многом от них будет зависеть реализация инициативы.
Мотивировка
Для того чтобы рассчитывать на однозначное удовлетворение просьбы о расширении штата сотрудников, необходимо привести директору соответствующие аргументы. Следует также понимать, что руководитель компании чаще всего не разбирается в специфике работы каждого отдельно взятого отдела, а значит, «грузить» его профильной терминологией не стоит. Самый лучший вариант – проиллюстрировать всё в цифрах.
Так, например, каждый сотрудник в состоянии обрабатывать по 100 заявок в день, всего сотрудников в отделе 5, а количество заявок превышает значение в 600 штук. Таким образом получается, что работники вынуждены «прыгать выше головы», а в таком случае значительно теряется качество работы.
Форма документа
Форма служебной записки не утверждается на законодательном уровне, ведь это документ из внутреннего оборота предприятия. Каждая отдельно взятая организация оставляет за собой возможность подготовить собственные шаблоны на все случаи, применять их в практике. Если для различного рода заявлений сотрудников бланки обычно формируют, то вот записка о необходимости нового сотрудника является экзотическим документом, а значит, придётся составлять его своими силами. Необходимо учесть при работе с документом тот факт, что в конечном итоге он должен оказаться на столе у директора, а значит, нужно позаботиться о его надлежащем внешнем виде и грамотном содержании.
Любая официальная бумага, участвующая в документообороте, должна отвечать общепризнанным правилами. Так, например, соблюдаем деловой язык общения, нейтральный тон повествования, полностью отказываемся от фамильярства и так далее. Не забываем про пунктуацию и орфографию.
Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Будет лучше, если вы отдадите предпочтение печатному варианту.
Инструкция по составлению записки
Служебная записка структурно разделяется на три элемента: шапку, основной блок с обращением к директору, дату и подпись автора. Постараемся разобраться, как не допустить ошибок при их формировании.
В первую очередь следует обратить внимание на шапку, размещаемую в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы пропишем ФИО директора компании, её полное наименование и организационно-правовую форму.
Ниже по документу обращаемся к руководителю, называя его по имени и отчеству, разъясняем ситуацию по сотрудникам в отделе. Утверждаем, что у вас в отделе работает энное количество сотрудников, которого оказалось недостаточно для надлежащего выполнения поставленных перед отделом задач. Приводим цифры, которые продемонстрировали бы директору необходимость расширения штата.
В завершение работы с документом заверяем все вышесказанное автографом заявителя записки с расшифровкой, ставим дату его оформления. В таком виде официальную бумагу смело можно передавать директору на рассмотрение, ждать результатов.
Примерный образец
Следует понимать, что директор не обязан идти вам навстречу и удовлетворять подобную просьбу. Руководитель самостоятельно оценит все «за» и «против» расширения штата сотрудников, просчитает затраты на заработную плату и организацию дополнительного рабочего места, а также выгоду от работника для предприятия.
