Служебная записка о нехватке кадров

Служебная записка о нехватке кадров – это официальная бумага, с которой один из руководителей отделов может обратиться в адрес директора организации, выступить с инициативой разрешения проблемы нехватки кадров. Сегодня мы разберемся, что понимается под нехваткой кадров, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Нехватка кадров

Нехватка кадров – это стандартная проблема, с которой рано или поздно сталкивается буквально каждая организация, работающая на рынке. Дело в том, что действительно грамотных специалистов нужно чем-то завлекать и удерживать, а бюджеты предприятия далеко не всегда позволяют это сделать, а тем более на должном уровне. Таким образом возникает ситуация, когда компания нуждается в каком-то профильном специалисте, а найти его не может.

Масло в огонь может подливать узкая специализация нужного специалиста. Вполне вероятно, что таких специалистов и вовсе нет в регионе, в котором действует организация, либо их слишком мало. В такой ситуации практически никакие деньги не помогут, если только не организовывать переезд специалиста, что также иногда встречается в практике.

В общем, как можно было понять, способов для решения кадровой проблемы существует предостаточно. Решать этот вопрос должен сотрудник, отвечающий за подбор специалистов. Эти полномочия могут быть выделены в отдельную должность HR-специалиста либо же быть сосредоточены в руках кадровика. В любом случае, кто бы ни занимался кадровой проблемой, он должен обладать достаточной компетенцией в данной сфере, чтобы найти в действительности эффективное решение вопроса.

Служебная записка

Служебная записка о нехватке кадров представляет собой официальную бумагу из разряда внутренних. Предполагается, что документ никогда не должен выйти за пределы внутреннего документооборота, предназначен исключительно для внутреннего документооборота.

Выступить автором служебки в теории может совершенно любой сотрудник, однако чаще всего на месте исполнителя будет находиться руководитель одного из отделов. Именно начальники отделов больше других страдают от проблемы нехватки кадров, так как долго не могут найти нужного специалиста. По идее, этой работой должен заниматься HR-специалист, однако и у него руки скованны. Служебная записка нужна для того, чтобы предложить директору свой путь решения проблемного вопроса. Например, можно предложить повысить потенциальному кандидату на вакантную должность размер заработной платы, предоставить иные бонусы от предприятия.

Очень часто сотрудников удается завлечь не столько размером заработной платы, сколько различного рода бонусами:

• добровольное медицинское страхование за счет предприятия;
• компенсация стоимости найма жилья;
• питание за счет компании;
• служебное такси;
• и так далее и тому подобное.

Форма документа

Как мы уже выяснили, служебная записка о нехватке кадров является строго внутренним документом конкретно взятой организации, а значит, отечественный законодатель не предоставляет для пользования каких-либо бланков или шаблонов для составления подобных официальных бумаг. Получается, что начальнику отдела, заинтересованному в подборе кадров, придется самостоятельно составлять служебку, вооружившись подручными средствами и руководствуясь общими правилами делового документооборота.

По структуре записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. В шапке мы пропишем, кому и от кого подается официальная бумага, а в содержательном блоке укажем основную мысль нашего обращения. Под реквизитами понимается дата и подпись.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или черной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки о нехватке кадров следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно будет указать полное наименование фирмы, в которой трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу начальник отдела обращается к директору, утверждает, что испытывает определенные трудности с подбором кадров. Ссылаемся на то, что в отделе не хватает какого-то профильного специалиста, найти его мы не можем уже какое-то время, на протяжение которого данные функции в отделе никем не выполняются. Для того, чтобы отдел начал работать на полную, нужно как можно скорее найти сотрудника, а для этого в свою очередь нужно чем-то замотивировать потенциальных кандидатов. Выступаем с конкретным предложением.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное автографом сотрудника, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции от руководителя.

Если директор согласует нашу служебную записку и пойдет на уступки, нужно будет передать подписанный вариант служебки HR-специалисту или кадровику, чтобы начать воплощать инициативы в жизнь. Таким образом мы повысим вероятность нахождения нужного нам сотрудника.

Примерный образец