Служебная записка о назначении ответственного за связь с общественностью

Служебная записка о назначении ответственного за связь с общественностью – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться фактически любой её сотрудник, выступить с инициативой возложения на кого-то обязанности по поддержанию связи с потребителем, населением. Сегодня мы разберемся, какие конкретно задачи входят в специалиста по связям с общественностью, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Связи с общественностью

Под связью с общественностью принято понимать любую работу, связанную с подготовкой ответов потребителям, клиентам, комментаторам в соцсетях. Сейчас, когда мы уже давно шагнули в век информационных технологий, любая публичная деятельность организации освещается в интернете. Оказывает фирма услуги или же продает товары, отзывы о её работе можно будет посмотреть на профильных интернет-ресурсах.

Так, если мы говорим о негативных отзывах, оставлять их без комментария самого предприятия ни в коем случае нельзя, поскольку это нанесет определенный имиджевый удар. Лучшим решением здесь будет – дать мотивированный ответ и пояснить человеку позицию организации на счет спорной ситуации, указать на ошибки или же признать свою вину.

От того, насколько грамотно будет составлен и преподнесён ответ предприятия, будет зависеть реакция конкретного покупателя, в частности, и всей общественности в общем. Именно поэтому заниматься связями с потребителем должен человек, умеющий работать с текстом, немного разбирающийся в маркетинге.

Специалист по связям

Внедрить в работу предприятия специалиста по связям с общественностью можно одним из нескольких способов. Рассмотрим каждый из них, оценив их преимущества и недостатки.

Первый способ – выделить отдельное место в штатном расписании под такого специалиста, заключить с ним трудовой договор по основному месту работы и платить соответствующую зарплату. Такое решение может показаться хорошим, если у компании в действительно имеется большой объем работы с общественностью, а не несколько комментариев в соцсетях в месяц.

Второй способ также связан с выделением отдельной ставки в штатном расписании, но здесь мы уже примем на работу совместителя, который будет в течение нескольких часов в неделю отрабатывать накопившиеся запросы потребителей. Такой способ можно назвать промежуточным.

Третий способ – возложить обязанности ответственного за связи с общественностью на кого-то из уже имеющихся работников, будь то менеджер, кадровик или кто-то ещё. Предполагается, что объемы работы невелики, справиться с ними можно и без отрыва от основной деятельности. Очевидно, за дополнительные старания полагается дополнительная оплата труда.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о назначении ответственного за связь с общественностью, следует отметить, что какого-то единого бланка или шаблона для составления такой официальной бумаги не предусмотрено вовсе. Отсюда мы делаем вывод, что в теории составить подобный документ может совершенно любой сотрудник, имеющий соответствующую необходимость и разбирающийся в общих правилах делового документооборота. Здесь главное – это проявить внимательность, не допустить банальных ошибок.

Во-первых, любая деловая бумага должна быть выдержана в соответствии с определенной структурой. В нашем случае служебка будет состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Каждый отдельно взятый структурный элемент имеет свои особенности по части оформления, которые мы рассмотрим дальше.

Во-вторых, во время работы со служебкой придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования. Это весьма важный момент, поскольку мы будем обращаться к директору, а он привык работать именно с такими официальными бумагами.

Исполнить текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике, тем не менее печатный выглядит более практично и целесообразно. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки о назначении ответственного за связь с общественностью нам следует начать с заполнения её шапки. Так, в правом верхнем углу листа бумаги укажем ФИО и должность руководителя, к которому мы будем обращаться. Сведения о начальнике прописываем в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебки, но уже в родительном падеже. Такого набора информации окажется вполне достаточно.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку служебной записки. Здесь мы официально обращаемся к директору и просим его назначить кого-то из работников ответственным за связь с общественностью, разъяснив, чем конкретно будет заниматься человек и зачем это нужно предприятию. В теории можно предложить и свою кандидатуру.

В завершение работы с официальной бумагой мы распишемся за всё вышеизложенное, проставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка будет уже полностью оформлена, останется только передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции начальства.

Примерный образец