Служебная записка о назначении ответственного за обработку персональных данных

Служебная записка о назначении ответственного за обработку персональных данных – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя может обратиться один из сотрудников, выступив с инициативой введения поста ответственности по части персоналки. Сегодня мы разберемся, обязательно ли компании иметь ответственного по персональным данным, зачем он вообще нужен, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Персональные данные

Под персональными данными принято понимать любые сведения, касающиеся личной жизни человека. Сюда можно отнести его место жительства, дату рождения, серию и номер паспорта и так далее и тому подобное. Отметим, что к персоналке также принято относить и информацию о состоянии здоровья человека, взятую из его медицинской карты. Именно поэтому всякий раз, когда вы заводите карточку в регистратуре поликлинике, вас просят заполнить согласие на обработку персональных данных.

Основной нормативный правовой акт по теме – это Федеральный закон «О защите персональных данных». Предполагается, что за распространение сведений о личной жизни человека, полученных незаконным путём или с его согласия на условиях нераспространения, преследуется по закону. В отдельных случаях речь даже может зайти о привлечении распространителя к уголовной ответственности с наказанием вплоть до реального лишения свободы на несколько лет.

Персоналка на предприятии

Какой бы деятельностью ни занималась организация, в любом случае ей так или иначе придется сталкиваться с персональными данными, их сбором, хранением и обработкой. Речь идёт, в первую очередь, об информации относительно работников.

Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает работодателя вести учёт своих сотрудников, передавать сведения в госорганы:

• налоговая служба;
• социальный фонд России;
• военный комиссариат.

Ответственный за персональные данные

Действующее по состоянию на сегодняшний день не обязывает коммерческие организации официально назначать одно из своих сотрудников ответственным за работу с персональными данными. Считается, что должностной инструкции, в которой будут прописаны соответствующие положения, окажется вполне достаточно, тем не менее многие предприятия считают нужным придать процедуре большей официальности.

По сути дела, от такой процедуры можно и отказаться, тем не менее в этом есть свои плюсы. Во-первых, если случится какой-то инцидент по части утечки персональных данных, все вопросы будут адресоваться именно тому сотруднику, которого официально назначили ответственным. Во-вторых, именно ответственное лицо будет координировать работу всех сотрудников, так или иначе взаимодействующих с персоналкой.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о назначении ответственного за обработку персональных данных, следует отметить, что какого-то универсального шаблона по данной тематике нет вовсе. Таким образом получается, что чисто в теории сформировать такую официальную бумагу может совершенно любой сотрудник, у которого возникла соответствующая необходимость. Безусловно, ему в любом случае придерживаться общих правил делового документооборота.

В частности, текст должен быть выполнен в деловом стиле, поскольку адресатом нашего обращения будет руководитель. Что касаемо структуры, то записка будет состоять из шапки, основного содержательного блока и соответствующего набора реквизитов.

Исполнить содержание допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. За основу мы возьмем чистый лист бумаги формата А4.

Инструкция по составлению служебки

Начинаем составлять служебную записку о назначении ответственного за обработку персональных данных с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование фирмы, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. О себе автор служебки должен оставить ФИО, наименование занимаемой в штатном расписании должности. Такого набора информации окажется вполне достаточно, поскольку обращение носит строго внутренний характер.

Следующим шагом мы должны официально обратиться в адрес начальника, попросить назначить одного из сотрудников ответственным за обработку персональных данных. В теории автор служебки может попросить о своём назначении. На практике же подобные обязательства закрепляют за начальником отдела кадров, поскольку работа с персоналкой входит в его перечень обязанностей по умолчанию.

В завершение работы с документом мы должны расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша записка уже полностью составлена, останется только передать её на рассмотрение, дождаться решения директора. Совершенно не факт, что руководитель пойдет навстречу и согласует инициативу, в теории можно и получить отказ.

Примерный образец