Служебная записка о назначении исполняющего обязанности

Служебная записка о назначении исполняющего обязанности – это документ, используемый во внутреннем документообороте предприятия, в котором может быть изложено предложении о занятии поста временно исполняющего лица временно отсутствующего коллеги. Сегодня мы разберемся, что означает должность временно исполняющего обязанности, кто может её занять, зачем нужна служебка и как правильно её составить.

Исполняющий обязанности

Должность исполняющего обязанности предполагает, что лицо, её занимающее, находится на данном посту лишь временно, то есть, как только появится основной сотрудник, место придется освободить. Подобная практика обычно применяется в тех случаях, когда ключевой для фирмы человек по тем или иным причинам её покидает, а замену ему еще не успели подобрать. Как правило, исполняющий обязанности необходим лишь для замещения именно ключевых работников. Это может быть директор или начальник структурного подразделения. Очевидно, что ни одна организация не сможет работать без директора как минимум потому, что именно он заверяет собственным автографом все официальные бумаги.

Таким образом, как только руководству фирмы стало известно, что один из ключевых сотрудников собирается уйти в отпуск или уволиться, необходимо немедленно поставить вопрос о назначении на его место временно исполняющего обязанности. Участвовать в подборе кандидатов могут все сотрудники фирмы, в том числе и предлагать свои кандидатуры, кандидатуры своих коллег.

Служебная записка

Служебная записка о назначении исполняющего обязанности представляет собой документ из внутреннего документооборота фирмы, а составить его может в теории совершенно любой сотрудник. Разберемся в ситуациях.

Первый случай – автором служебки выступает рядовой сотрудник фирмы, а адресатом – директор. В тексте служебки работник предлагает собственную кандидатуру для временного замещения вакантной должности. Вопрос о том, устроят ли заявителя на пост исполняющего обязанности, остается открытым, решается исключительно руководителем компании.

Второй случай аналогичен первому за тем лишь исключением, что заявитель будет предлагать в качестве кандидата не себя, а кого-то из своих коллег. В тексте такой служебки потребуется привести личностные и профессиональные качества предлагаемого лица, разъяснить, почему именно он максимально подходит для такой работы.

Третий случай – это обращение директора к кому-то из сотрудников фирмы с предложением о замещении должности временно исполняющего обязанности. Как известно, любые изменения трудовой функции работника не могут быть произведены без его согласия, а значит, потребуется им заручиться. Подпись сотрудника в служебке за авторством директора – проявление акцепта, а значит, процедуру можно будет назвать законной.

Требования к кандидату

Следует отметить, что на пост временно исполняющего обязанности сотрудника нельзя назначить кого попало, ведь кандидат должен отвечать определенным требованиям. И речь здесь идёт совсем не о личностных качествах.

Сейчас ко многим должностям, а точнее к людям, их замещающим, применяются государственные стандарты. Это означает, что человек должен подходить по определенным критериям, таким как:

• наличие соответствующего образования, квалификации;
• опыт работы;
• дополнительные сертификаты (например, охрана труда);
• и так далее.

Если заместитель не обладает соответствующими характеристиками, значит, по закону он не сможет занять данный пост. Следует учитывать этот нюанс заблаговременно, чтобы в дальнейшем не возникло проблем. Отсутствие ключевого для фирмы сотрудника даже в течение нескольких рабочих дней может доставить достаточно неудобств. Так, например, некому будет подписывать договоры, акты проверок и приказы.

Рассказываем, как составить служебку

Служебная записка о назначении исполняющего обязанности должна начинать формироваться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги следует прописать, кому и от кого она адресуется. Для этого укажем об адресате и исполнителе их ФИО, наименование занимаемых должностей согласно штатному расписанию. Этих сведений о сотрудниках будет вполне достаточно, ведь документ носит строго внутренний характер, а значит, прописывать более подробные идентификаторы по типу паспортных данных и адресов прописки нет никакой необходимости.

Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда нашу служебку уже смело можно назвать полностью составленной, остается лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакцией. Если всё пройдет хорошо, процедура должна завершиться подписанием дополнительного соглашения с сотрудником. Следует понимать, что исполняющий обязанности – это всегда временная должность, а значит, как только найдется основной сотрудник, придется освободить место.

Примерный образец