Служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке

Служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке – это официальная бумага, с которой в адрес начальника организации или её главного бухгалтера может обратиться один из сотрудников, возвратившихся со служебной поездки, сообщить о том, фактически срок командировки отличался от изначально заявленного, прописанного в документах.

Срок командировки

Срок пребывания в служебной поездке – это тот момент, который обсуждается на самых ранних этапах её планирования. Это весьма важно, поскольку придется покупать билеты на транспорт и бронировать жильё: гостиница, хостел, квартира и так далее. Таким образом получается, что неправильное определение срока командировки приведет к серьезным последствиям, как для самого работника, так и для всей организации в целом. Так, компания потеряет деньги на более длительной аренде жилого помещения, чем того требует ситуации.

Во избежание подобных инцидентов нужно уделять должное внимание планированию и правильно оптимизировать рабочий процесс. Тем не менее, если так вышло, что что-то пошло не по плану, придется вносить корректировки уже на ходу. Фактически с логистическими проблемами придется разбираться самому командированному работнику, поскольку именно он находится на месте событий.

Возвратившись на предприятие, сотрудник должен будет подать служебную записку о фактическом сроке пребывания в командировке. Это нужно для правильного учета рабочего времени, корректного начисления командировочных и решения прочих важных вопросов бухгалтерского и кадрового характеров.

Служебная записка

Служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке будет составляться человеком уже по факту возвращения на предприятие. Сделать это можно в течение неограниченного времени, однако, чем быстрее, тем лучше. Бухгалтерия сдает отчетность каждый квартал, отчитывается перед руководством. Если суммы не будут биться, возникнут вопросы, а в дальнейшем и проблемы. Более того, если фактически командировка продлилась дольше, чем планировалось, работник сможет рассчитывать на получение дополнительных суточных.

Также отметим, что во многих организациях за работу в командировке и вовсе предусмотрена полуторная или даже двойная оплата. Если работнику проставят не все дни командировки, а часть из них будет указана как обычные рабочие или даже выходные, никакой дополнительной оплаты не будет.

В обратную сторону такая практика также работает, если командированному проставили дней служебной поездки больше, чем он пребывал на самом деле. В таком случае в служебке он должен будет попросить удержать из своей заработной платы излишне выплаченные суточные средства. Вопрос с перерасчетом надбавки за труд в командировке бухгалтерия решит самостоятельно.

Здесь служебка нам понадобится для того, чтобы работодатель смог получить деньги назад. С точки зрения закона эти средства можно расценить как неосновательное обогащение. Удержать деньги из заработной платы можно лишь по согласию самого работника, либо через суд. Других вариантов здесь нет.

Форма документа

Форма служебной записки о фактическом сроке пребывания в командировке является строго внутренним документом, а значит, составляться будет в произвольном виде. Дело в том, что с 2014 года отечественные органы власти утратили интерес ко внутреннему документообороту частных организаций. Таким образом получается, что не существует никаких строгих бланков или шаблонов.

При работе со служебной сотруднику придется руководствоваться общими правилами делового документообороту. Это значит, что мы должны выдержать текст в нейтральном тоне повествования, деловом стиле языка. По структуре наша служебка должна составляться из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование организации, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании. Информация относительно автора обращения прописывается в родительном падеже.

Ниже по документу обращаемся к начальнику или главбуху, вносим ясность в вопрос фактического срока пребывания в командировке. В частности, мы сможем указать, что командировка была фактически больше или меньше, чем планировалась изначально. Здесь мы должны будем попросить удержать часть командировочных или же, наоборот, попросить доплатить их.

Примерный образец