Служебная записка о допуске к коммерческой тайне

Служебная записка о допуске к коммерческой тайне – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться один из её сотрудников, выступить с просьбой о предоставлении доступа с закрытым сведениям компании, предоставляющим собой коммерческую тайну. Сегодня мы разберемся, что представляет собой коммерческая тайна, причем тут служебная записка и как правильно её составить.

Коммерческая тайна

Первым делом потребуется разобраться, что такое коммерческая тайна и что собой представляет эта правовая категория. С точки зрения Гражданского кодекса Российской Федерации коммерческой тайной признаются любые сведения, доступ конкурентов к которым может негативно отразиться на работе организации, её перспективах и успешности в целом.

Например, организация, занимающаяся общественным питанием, собирается с нового года ввести в своё меню бургеры. Если об этом узнают ближайшие конкуренты, они могут ввести данное блюдо в меню раньше, тем самым опередив нашу компанию, забрав себе поток потенциальных клиентов.

Именно по этой причине коммерческие предприятия стараются надежно защищать свою планы на будущее, не разглашать вопросы, связанные с финансированием и так далее. «Счастье любит тишину» подходит здесь как нельзя лучше.

Безусловно, полностью ограничить доступ к сведениям, имеющим определенную секретность, компания не может, ведь свои собственные сотрудники должны быть в курсе в любом случае. Для того, чтобы закрытые сведения из уст сотрудников не распространялись вовне, организация издает положение о коммерческой тайне, ограничивает доступ на официальном уровне.

Если кто-то из работников компании всё-таки решит распространить сведения третьим лицам, ему придется понести за это серьезную ответственность. Во-первых, речь пойдёт об увольнении по причине утраты доверия. Во-вторых, подобные соглашения о неразглашении обычно предусматривают серьезные материальные штрафы в денежной форме.

Служебная записка на допуск

Сотрудник организации сможет получить допуск к сведениям, представляющим коммерческую тайну, только в том случае, если директор согласится его предоставить. Для того, чтобы обратиться к руководителю с соответствующей просьбой, придется составить служебную записку.

Составлять служебку должен не сам сотрудник, а его непосредственный начальник. Такие правила существуют в связи с особенностями корпоративной иерархии на предприятиях.

Директор в свою очередь не обязан подписывать служебку, но обязан, как минимум, её рассмотреть. Если руководитель сочтет, что данному конкретному работнику нет нужды иметь доступ к засекреченным сведениям, служебная записка не пройдет стадию согласования.

В том случае, если директор всё-таки подпишет служебку, процедура получит своё развитие. Для того, чтобы оформить допуск официально, с работником потребуется подписать соглашение о неразглашении. Его формирует кадровик, приносит на подпись уже готовый вариант.

Как правило, за допуск к коммерческой тайне сотруднику полагается определенная надбавка, как бы подстёгивающая его лишний раз не распространяться на секретную тему. Размер надбавки и порядок её выплаты определяется положениями локальных актов работодателя.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о допуске к коммерческой тайне, отметим, что отечественный законодатель не предлагает каких-либо стандартных бланков или шаблонов для составления такого документа. Всё дело в том, что по своей юридической природе и направленности служебка носит строго внутренний характер. С 2014 года государственные ведомства оставили попытки регулировать внутренний документооборот частных компаний и муниципальных учреждений. Таким образом получается, что сейчас организации имеют возможность самостоятельно разработать и утвердить общие требования по части формы и содержания своих служебных записок.

В любом случае официальная бумага должна отвечать общим правилам делового документооборота, оставаться в рамках стандартной структуры. В частности, служебка будет состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Носителем информации, как и всегда, выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, оставим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность согласно штатному расписанию фирмы.

Ниже по документу обращаемся к руководителю, просим обеспечить одному из наших подчинённых допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Разъясняем, зачем работнику нужен этот допуск, тем самым убеждая директора принять решение об удовлетворении служебки.

Примерный образец