Служебная записка о дежурстве в выходные дни

Служебная записка о дежурстве в выходные дни – это официальная бумага, с которой представитель руководящего звена организации может обратиться в адрес её руководителя, выступив с инициативой формирования графика дежурств на выходные дни. Сегодня мы разберемся, что представляет собой форма работы в виде дежурства, как это регулируется действующим законодательством, зачем нужна соответствующая служебка и как правильно её составить.

Дежурства на работе

Дежурством признается форма работы, при которой в выходной или праздничный день на смену выйдет ограниченное число сотрудников для закрытия текущих задач, оставить которые нет возможности. С точки зрения законодательства выход на работу в выходной день считается сверхурочной работой, а значит, здесь предусматриваются свои правила.

Во-первых, без соответствующего повода вывести сотрудников на работу в выходной день не получится. Нужен веский повод и приказ директора.

Во-вторых, сами сотрудники должны дать своё официальное письменное согласие для выхода на дежурство. Согласие не потребуется, если повод для выхода на смену связан с социальными факторами. Например, бригада коммунальной службы вызвана на смену в выходной день для устранения аварии, оставившей без водоснабжения жилые дома.

Дежурство представляет собой ту же самую сверхурочную работу, однако требующую выхода не всего коллектива, а лишь его части. Конкретный список определяет руководитель, исходя из поставленной задачи. Более того, если предполагается, что дежурить придется на протяжение какого-то времени, потребуется также составить и график дежурств.

Очень часто необходимость в дежурствах в компаниях возникает в период новогодних праздников. Обычно выходные в России длятся примерно до 8 или 9 января, а многие граждане приступают к работе значительно раньше. Так, примерно со 2 января начинают работать различные горячие линии, кол-центры и так далее и тому подобное.

Служебная записка

Автором служебной записки должен выступить один из начальников отделов организации. Именно начальник отдела имеет возможность оценивать продуктивность работы своих подчинённых, их силы, а также сроки выполнения тех или иных задач. Так, если на есть необходимость вывести часть работников на смену в выходной день в режиме дежурства, придется написать соответствующую служебную записку на имя директора, чтобы тот согласовал инициативу.

Перед тем, как обращаться к директору со служебкой, неплохо бы уточнить мнение своих коллег на этот счет. Если никто из них не изъявит желания выйти, реализовать инициативу не получится вовсе.

Отметим, что руководитель не должен в обязательном порядке согласовывать утверждение графика дежурств и выводить людей на работу в выходной день. Рассмотрение служебных записок и принятие по ним решение – это право начальника, а не его обязанность. Если директор по каким-то причинам посчитает, что в дежурствах нет необходимости, он откажет.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о дежурстве в выходные дни, следует отметить, что отечественный законодатель не обязывает организации, будь то частные или государственные, пользоваться какими-то ни было шаблонами или бланками. Любой желающий имеет возможность сформировать служебную записку самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота. Так, по структуре служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

В то же время компании могут самостоятельно разработать фирменные бланки, утвердить их на локальном уровне. Теперь каждый желающий получит возможность сэкономить время и силы, составить служебку на базе уже существующего шаблона. Уточнить вопрос по наличию бланков можно в отделе кадров.

Что касаемо написания содержательной части служебки, отметим, что текст допускается написать как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки о дежурстве в выходные дни нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем название фирмы, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор записки прописываем собственные ФИО и должность в штатном расписании.

Далее по тексту, немного отступив вниз, обращаемся к руководителю, разъясняем ситуацию, которая сделала выход сотрудников на дежурство необходимостью. Например, речь может пойти о сроках закрытия того или иного заказа либо о предстоящих праздничных днях, когда кому-то всё-таки придется выйти в офис для поддержки обратной связи с потребителями. В тексте служебки мы даже можем указать ФИО и должности конкретных сотрудников, которые должны выйти. Мы бы советовали заблаговременно уточнить их мнение насчет выхода на дежурство в выходной.

В завершение работы с текстом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Итоговый вариант передаем на рассмотрение, дожидаемся ответной реакции.

Примерный образец