Служебная записка на запрос информации

Служебная записка на запрос информации – это документ, с которым работник предприятия может обратиться в адрес одного из своих коллег, выразить просьбу о предоставлении тех или иных сведений. Сегодня мы разберемся, какого рода информацией чаще всего обмениваются сотрудники одной компании, зачем для этого составлять служебную записку, как правильно это сделать.

Обмен информацией на работе

Обмен информацией между сотрудниками одного предприятия – это один из основополагающих процессов для функционирования любой фирмы. Так, сотрудники различных отделов на постоянной основе взаимодействуют друг с другом, запрашивают те или иные сведения, предоставляют информацию в ответ. Речь может идти практически о чём угодно, начиная от выставленных руководством планов на следующим квартал и заканчивая обменов важной документацией, в том числе и содержащей коммерческую тайну.

По идее, заполучить сведения можно и в устном порядке, не составляя служебную записку, однако в ряде случаев без неё обойтись на выйдет. Например, в том же самом случае с коммерческой тайной. Обмен такой информацией должен производиться строго под подпись, под ответственность, чтобы в дальнейшем была возможность определить, кто из работников распространил сведения. Если информация так и не будет предоставлена в обусловленные сроки, к сотруднику будут применены меры дисциплинарного взыскания. В частности, речь идёт о замечании, выговоре или увольнении. Некоторые фирмы также пользуются системой штрафов на часть от премии.

Также официальный запрос может пригодиться в тех случаях, когда необходимо получить официальный ответ. Подобная практика применяется исключительно в крупных компаниях, в которой трудится не один десяток или даже не одна сотня сотрудников. Таким образом удастся отследить, кому поступило обращение, когда и от кого.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой внутреннее обращение от одного сотрудника в сторону другому по какому-либо поводу. В нашем случае поводом для обращения станет предоставление информации.

Служебные записки могут носит как вертикальный, так и горизонтальный характер. Подразумевается, что в любой компании существует своя внутренняя иерархия, распределение ответственности между различными сотрудниками. Таким образом обмениваться служебками могут как коллеги, находящиеся на одной ступени, так и на различных. В нашем случае оно может быть как вертикальным, так и горизонтальным, ведь речь идёт исключительно об информации.

Что касаемо сроков предъявления служебки и ожидания ответов на неё, здесь всё индивидуально в каждом отдельно взятом случае. Так, одну информацию могут вам предоставить буквально в течение часа, а другой придется ждать несколько дней. Для того, чтобы хоть как-то урегулировать внутренний документооборот, каждая отдельно взятая компания может разработать и закрепить на локальном уровне собственный акт, устанавливающий определенные правила.

Например, часто можно встретить требование дать ответ на подобные записки о предоставлении информации в течение двух или пятя рабочих дней. Подразумевается, что этого времени будет вполне достаточно, чтобы проработать материал, поднять архивы и изложить отчёт на бумаге.

Форма документа

Служебная записка на запрос информации как деловой документ может быть составлена в свободной форме, так как ни один действующий нормативный акт не содержит в себе указаний на применение тех или иных шаблонов, бланков. Так, частные компании и государственные ведомства могут самостоятельно разработать фирменные бланки, которыми сотрудники могли бы пользоваться на постоянной основе. Конечно, если у фирмы есть свои шаблоны, это существенно облегчит задачу для сотрудников, однако и в случае отсутствия бланков никаких особых затруднений у нас не возникнет.

Составляя служебку в свободной форме, мы должны руководствоваться общими правилами делового документооборота и ориентироваться на схожие официальные бумаги. Написать текст мы сможем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Носителем информации должен выступить чистый листок бумаги формата А4.

Рассказываем, как составить записку

Процесс формирования служебной записки следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги следует прописать полое наименование организации, ФИО и должность сотрудника, к которому вы обращаетесь. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим аналогичный набор сведений о себе, то есть ФИО и наименование должности в штатном расписании.

Ниже по документу мы обращаемся к одному из своих коллег, выражаем просьбу предоставить информацию по тому или иному поводу. Как можно более подробно указывает, какие именно сведения мы хотели бы получить, в каком формате, на каком источнике. Здесь же мы должны указать также и способ получения ответа: нарочно, через корпоративный e-mail.

Примерный образец