Служебная записка на заправку картриджей

Служебная записка на заправку картриджей – это документ, с которым в адрес специалиста по закупкам, системного администратора или заведующего по АХЧ может обратиться любой сотрудник офисного предприятия, сообщить о том, что тонер в картриджах закончился или подходит к концу, необходимо осуществить их дозаправку. Сегодня мы разберемся, кто должен отвечать за заправку картриджей для принтеров, как правильно провести процедуру через бухгалтерию, зачем нужна служебка и как правильно её составить.

Картриджи в принтерах

Картридж для принтера является прямым аналогом чернил в ручке или грифеля в карандаше. Без должного уровня заправки сосуда многофункциональное устройство банально не сможет справляться со своей основной задачей – печатью документов. Если речь идёт об обычном офисном принтере, печатающем исключительно черно-былые материалы, он содержит в себе исключительно чёрную краску, чёрный тонер. Это существенно облегчает задачу по заправке, делает её разрешение куда более бюджетным мероприятием.

Что касаемо принтеров с цветной печатью, здесь уже всё куда более сложно. Как правило, в офисных компаниях такой принтер устанавливается один на весь офис, ведь больше, по сути дела и не нужно. В обычном рабочем ритме у сотрудников не очень часто возникает необходимость цветной печати. Стоимость заправки такого МФУ будет куда выше, ведь здесь установлен не один, а сразу несколько картриджей с различными цветами. Чем больше картриджей содержит в себе принтер, тем более чёткая цветопередача будет ему присуща.

Картриджи по своей природе являются расходным материалом, а точнее тонер в них. Краска рассчитана на определенное количество страниц печати. Когда печать станет не такой яркой либо принтер сам сообщит о необходимости замены, кому-то из сотрудников придется писать служебку на заправку. Будет лучше сделать это заблаговременно, чтобы работа отдела не встала исключительно из-за невозможности печати документов.

Служебная записка

Служебная записка, по сути своей, представляет собой документ из внутреннего документооборота, в рамках которого один из сотрудников будет обращаться к своему коллеге или непосредственному начальнику. В нашем случае адресатом служебки выступит работник, в чьи должностные обязанности входит заправка картриджей. Это может быть специалист по закупкам, он же снабженец, заведующий по АХЧ, системный администратор. В каждой фирме внутренние обязанности сотрудников распределяются по-своему, а значит, предварительно следует уточнить этот вопрос у коллег или в отделе кадров.

Адресат служебки должен будет принять её в работу, начать мероприятие по заправке. Первым делом опустошенные картриджи извлекаются из принтеров, проверяются на момент наличия в них тонера. Вполне вероятно, МФУ выдало ошибку о низком уровне краски в связи с определенными неполадками технического характера, когда краски в картридже было достаточно. Если тонера в действительности нет, исполнителю придется обращаться со служебкой в бухгалтерию, брать деньги в подотчет, договариваться с сервисным центром и вести картриджи на дозаправку.

Скорость реализации просьбы сотрудников зависит от множества факторов:

• занятость ответственного за заправку лица;
• занятость директора и главбуха, ведь именно они согласуют выделение денег в подотчет;
• расторопность представителей сервисного центра, наличие.

По идее, картриджи следует заправить как можно скорее, ведь промедление в данном вопросе может приостановить работу сотрудников, что в свою очередь неблагоприятно отразится на результатах, отчетности.

Рассказываем, как составить служебку

В силу того, что картриджи на наших принтерах опустели, придется формировать служебку самостоятельно и своими силами. В этом нам помогут чистый листок бумаги формата А4, чёрная или синяя шариковая ручка. Правила делового документооборота вполне себе допускают использование таких средств письма., нет нужды каждый раз пользоваться печатными средствами.

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование нашей организации, её организационно-правовую форму, а также ФИО и должность нашего коллеги, отвечающего за заправку картриджей в принтерах. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме.

Ниже по документу мы обращаемся к ответственному лицу, утверждаем, что картридж в нашем рабочем принтере пуст либо скоро опустеет, многофункциональное устройство уже начало об этом предупреждать. Будет лучше, если вы сможете указать инвентарный номер устройства. Таким образом специалист может проверить, когда заправка проводилась в последний раз, диагностировать неполадки. Слишком частая заправка картриджей не только бьет по карману, но также может стать маркером неисправной работы устройства.

В завершение работы с документом заверяем нашу служебную записку собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. На этом моменте можно сказать, что наша служебка уже полностью сформирована, а значит, осталось лишь передать её на рассмотрение. Теперь, когда мы сделали всё от себя возможное, остается только ждать, что картриджи будут заправлены как можно скорее. Чем быстрее это произойдет, тем скорее мы сможем приступить к работе.

Примерный образец