Служебная записка на замену водомеров

Служебная записка на замену водомеров – это официальная бумага, с которой кто-то из сотрудников организации должен будет обратиться к директору в случае выхода водомеров из строя или истечения срока их эксплуатации. Сегодня мы разберемся, кто должен следить за смонтированными на территории предприятия водомерами, принимать меры по части их замены, причем здесь служебка и как правильно её составить.

Водомеры на предприятии

Водомер представляет собой устройство, фиксирующее фактические объемы потребления водного ресурса. Речь идёт как о холодном, так и о горячем водоснабжении.

Водомер как устройство имеет свой срок эксплуатации, в течение которого он будет отражать показатели потребления надлежащим образом. У каждой фирмы-производителя этот срок свой, однако средний срок составляет пять лет. Сотрудники коммунальных организаций обязаны регулярно проверять смонтированные на местах водомеры, проводить их поверку, ставить пломбы.

Вполне распространённая практика, когда водомер выходит из строя еще задолго до конца срока эксплуатации. Виной тому может стать заводской брак или качество воды, текущей по трубам. Очень часто счетчики засоряются, если вода содержит в себе песок, мелкие камни, перестают выполнять свою основную функцию.

Для того, чтобы у компании не возникало проблем с коммунальными службами, нужно отслеживать момент с водомерами, своевременно предпринимать действия. Если сотрудники организации заметили, что счетчик вышел из строя или подошел к концу срок его эксплуатации, необходимо вызвать на место представителя коммунальной службы, чтобы тот всё зафиксировал снял пломбу. После снятия пломбы водомер можно будет демонтировать, установить новый.

Служебная записка

Служебная записка по своей юридической природе является строго внутренним документом, вращающимся во внутреннем документообороте организации. Посредством служебок сотрудники обмениваются информацией, направляют запросы, выступают с инициативами и так далее и тому подобное.

В нашем случае служебка необходимо сразу по двум причинам. Во-первых, — это согласование самой инициативы вызова представителя коммунальной службы. Во-вторых, водомеры стоят денег, а если компания решит воспользоваться услугами подрядчика, придется выделять еще больше денежных средств. Все вопросы финансового характера должны проходить через директора, ведь именно он согласует выделение денег из бюджета компании.

Для того, чтобы заменить водомеры, руководителю придется издать соответствующий приказ. У любого распоряжения руководителя должны быть свои основания. В теории это может быть акт, постановление ведомства или что-то ещё. В нашем случае основанием выступит служебная записка на замену водомеров.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на замену водомеров, отметим, что каких-то определенных требований для составления подобных официальных бумаг не предусмотрено вовсе. Таким образом получается, что каждый отдельно взятый работник может сформировать обращение к руководителю самостоятельно, руководствуясь лишь общими правилами делового документооборота, обращая внимание на структуру. По структуре служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Организация, будучи самостоятельным юридическим лицом, имеет возможность разработать и утвердить на локальном уровне фирменные бланки. Наличие таких шаблонов не только сделает документооборот более целостным и единообразным, но также облегчит задачу сотрудникам. Взять один из таких бланков можно в отделе кадров. Специалист кадровой службы не просто распечатает шаблон для заполнения, но также подскажет, как правильно его заполнить.

В том случае, если в вашей организации не оказалось таких шаблонов, придется брать ситуацию в свои руки. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании. Как правило, с подобной инициативой должен выступить заведующий по АХЧ или иной работник, несущий ответственность за имущество.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение, дождаться ответной реакции. Как правило, согласование подобных служебок – это лишь вопрос времени, ведь отказать руководитель не сможет. Наличие исправных счетчиков – это требование законодательства.

Примерный образец