Служебная записка на замену устаревшего оборудования

Служебная записка на замену устаревшего оборудования – это официальная бумага, с которой в адрес начальника может обратиться один из сотрудников, сообщив, что часть оборудования предприятия нуждается в замене по причине устаревания. Сегодня мы разберемся, является ли устаревание оборудования веским основанием для его замены, как правильно составить соответствующую служебку.

Устаревшее оборудование

В наше время, когда технологии развиваются с каждым годом, очень часто происходят ситуации, когда какой-то инструмент морально устарел настолько, что пользоваться им, при условии наличия более современных аналогов, нет никакой необходимости. В то же время существуют предметы, замены которым не нашлось и по сей день. В принципе, сюда можно отнести базовый набор инструментов любого человека, работающего руками:

• отвертка,
• молоток;
• ключи;
• и так далее.

Конечно, и здесь есть более усовершенствованные экземпляры, позволяющие прикладывать меньшие усилия, тем не менее базовыми вариантами вполне себе можно пользоваться, не испытывая при этом какого-то особого дискомфорта.

Устаревание, как правильно, затрагивает различного рода электронику, то есть инструменты, работающие от сети или от аккумулятора. Сюда отнесем различные станки, простейшие компьютеры и так далее. Например, нет особого смысла использовать ручной станок, когда существует оборудование, способное выдать аналогичный результат практически без участия в работе человека. Оператору здесь придется нажать буквально одну кнопку, после чего механизм сам приступит к выполнению уже заданной программы.

Списание предметов

Для того чтобы компания смогла закупить новое оборудование, ей необходимо решить, что же делать со старым. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и сопутствующие ему нормативные акты предусматривают основания для списания объектов основных средств, к которым, вероятнее всего, и будет относиться наше оборудование. Среди оснований можно обнаружить устаревание предмета, делающее его использование нецелесообразным.

Самой процедурой списание должен заниматься материально ответственный за предмет работник. В теории это может быть начальник цеха, бригадир, мастер участка, заведующий по АХЧ.

Процедура согласования списания доходит до директора компании или её главного бухгалтера. Именно первые руководители должны дать «добро» на реализацию инициативы.

Форма документа

Всякий раз, когда речь заходит о составлении служебной записки по любому поводу, граждане начинают искать в различных источниках образцы и бланки, которыми можно было бы воспользоваться. Отметим, что найти какой-то единый шаблон не выйдет, поскольку его не существует вовсе. Дело в том, что с 2014 года отечественный законодатель охладел ко внутреннему документообороту частных компаний, предоставил этот вопрос на разрешение представителям рынка. Так, каждая отдельно взятая компания имеет возможность самостоятельно разработать свой бланк, утвердить его на локальном уровне, использовать на постоянной основе.

В том случае, если в вашей организации таковых бланков не оказалось, придется брать ситуацию в свои руки. В принципе, в составлении такой служебки нет ничего сложного, в работе мы будем руководствоваться лишь базовыми принципами делового документооборота.

Не следует забывать и о стандартной для подобных документов структуре. Так, наша записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. По вопросам их наполнения мы пройдемся немного позже.

Написать текст записки исполнитель может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку на замену устаревшего оборудования с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны прописать полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность в штатном расписании автора служебки. Такого набора сведений о сторонах и их представителях окажется вполне достаточно, чтобы считать шапку оформленной корректно.

Ниже по документу обращаемся к начальнику, утверждаем, что то оборудование, которым сотрудники вынуждены пользоваться в своей работе, изрядно устарело, а на рынке существуют другие, более удобные в эксплуатации инструменты. По такому поводу мы просим руководителя заменить устаревшее оборудование новыми экземплярами, списать старые.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью оформлена, можем передавать её на рассмотрение и начать дожидаться ответной реакции. Как только руководитель получит служебку, он приступит к её изучению, примет какое-то решение по факту рассмотрения вопроса.

Примерный образец