Служебная записка на замену списанного оборудования

Служебная записка на замену списанного оборудования – это официальная бумага, с которой в адрес одного из начальников может обратиться фактически любой сотрудник, выступить с инициативой замены списанных объектов на новые. Сегодня мы разберемся, каким образом может происходить замена списанного оборудования на новое, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Списание оборудования

Всё оборудование, что используется организацией в работе, должно стоять на внутреннем бухгалтерском учете. Делается это не только для того, чтобы компания знала, каким конкретно имуществом она обладает, но также для начисления амортизации и соблюдения других положений Федерального закона «О бухгалтерском учете».

В том случае, если фирма по каким-то причинам откажется от использования того или иного оборудования, ей придется списать имущество, снять его с баланса. Для этого руководитель издает соответствующий приказ, а главбух проводить соответствующие учетные мероприятие с официальными бумагами. Когда процедура будет завершена, можно смело завить, что более оборудование за предприятием на числится.

Списанное оборудование может быть продано другой организации, направлено на утилизацию либо же сдано на хранение. В любом случае его, по идее, нужно списать, сделав это по всем предусмотренным законом правилам.

Замена старого новым

Далеко не в каждом случае списание оборудования порождает необходимость его замены новыми экземплярами. Во-первых, существует тип инструмента, который с годами утратил свою актуальность, пользоваться им в дальнейшем нет никакой необходимости. Во-вторых, организация банально может более не заниматься деятельностью, для осуществления которой было предусмотрено списанное оборудование, в связи с чем замена не требуется.

Служебная записка на замену списанного оборудования составляется и подается на имя руководителя в том случае, когда без данного инструмента представить дальнейшую работу предприятия или конкретного его отдела банально невозможно. Выступить автором такой служебной записки в теории может выступить совершенно любой сотрудник, нуждающийся в том или ином оборудовании. В теории это даже может быть начальник отдела.

Что касаемо адресата, то здесь всё не так однозначно. Если в одних компаниях все вопросы подобного толка в обязательном порядке должны проходить через высшее руководство, то в других полномочия по приобретению имущества гарантируется снабженцам, специалистам по закупкам. В любом случае перед тем, как выступать с подобной официальной бумагой, нужно уточнить, как этот механизм работает конкретно в вашей компании. Если получить однозначного ответа не удалось, пишем служебку на имя директора.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на замену списанного оборудования, следует отметить, что отечественный законодатель по состоянию на сегодняшний день вовсе не предъявляет каких-либо строгих требований к такого рода официальным бумагам. Таким образом получается, что документ в теории может составить совершенно любой работник, имеющий под рукой базовый набор приспособлений для письма и общие понимания о принципах работы с деловыми бумагами.

По структуре наша служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. В шапке мы распишем, кому и от кого подается официальная бумага, в содержательном блоке – изложим саму суть обращения. Текст оформляется в деловом стиле, выдерживается нейтральный тон повествования.

Написать содержание допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку на замену списанного оборудования с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, внутри которой и происходит всё действие, а также ФИО и должность её начальника в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность в штатном расписании автора данной служебной записки. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, такого набора сведений о сторонах и их представителях окажется вполне достаточно.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока. Здесь мы обращаемся к руководителю, ссылаемся на то, что в недавнем прошлом какое-то оборудование из имущества компании было по тем или иным причинам списано, а его аналогов так и не появилось. В связи с вышеизложенным, мы должны попросить директора закупить новое оборудование взамен списанному, чтобы сотрудники могли в полной мере исполнять свои должностные обязанности.

Примерный образец