Служебная записка на замену шин

Служебная записка на замену шин – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя компании или её главного бухгалтера может обратиться ответственный за автопарк сотрудник, выступить с инициативой замены износившихся шин. Сегодня мы разберемся, как часто нужно менять шины на служебных машинах, зачем нужна служебка на их замену, как правильно её составить.

Замена шин

Если предприятие в своей работе использует служебные автомобили, оно должно регулярно их обслуживать, соответственно отражать все сопутствующие расходы. Речь идёт о замене жидкостей, замене расходных запчастей и так далее и тому подобное. Одна из статей расходов – это замена шин.

Автомобильная резина с течением времени и в ходе эксплуатации имеет свойство изнашиваться, стираться об асфальтное покрытие. Эксплуатация резины в ходе трения о дорожное покрытие стирает нанесенный на поверхность протектор. Даже в том случае, если протектор на резине еще вполне себе сносный, с течением времени резина утрачивает свои эластичные свойства. Твёрдые шины имеют ненадежное сцепление с дорогой, могут стать причиной попадания автомобиля в ДТП.

Так, если протектор шины стёрся либо прошло уже достаточно времени с даты её изготовления, необходимо принять решение относительно замены. Дата производства шины прописывается на фронтальной её части. Каждый производитель заявляет свои сроки эксплуатации, однако, в среднем, шины служат порядка пяти лет, после чего подлежат замене.

Служебная записка

Служебная записка на замену шин по своей юридической природе является документом из внутреннего документооборота организации, на основании которого в дальнейшем может быть произведено списание старого комплекта резины, приобретение нового. Все расходы, связанные с обслуживанием транспортных средств, должны быть правильно отражены в бухгалтерии. В частности, директору потребуется издать соответствующий приказ.

В свою очередь любое распоряжение руководителя должно на чем-то основываться. В нашем случае таким основанием станет служебная записка на замену шин от одного из сотрудников.

Выступить с инициативой о замене шин может водитель транспортного средства или же начальник гаража. Адресатом записки может быть как начальник гаража, так и директор всей организации в целом. Подписанное распоряжение руководителя нужно будет передать в бухгалтерию, чтобы главбух смог выделить денежные средства и отразить расходы официально.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на замену шин, отметим, что каких-либо стандартных требований по части составления внутренних официальных бумаг не предусмотрено вовсе. В 2014 году Минтруд и Госкомстат отказались от идеи вмешиваться во внутренний документооборот частных предприятий и муниципальных учреждений. Сейчас любое юридическое лицо имеет возможность самостоятельно определить, как именно будут выглядеть внутренние документы, разработав соответствующие бланки и образцы. Такая практика не только сделает документооборот более целостным и единообразным, но также облегчит задачу сотрудникам, работающим с бумагами.

В том случае, если в вашей организации нет практики применения фирменных бланков, придется составлять служебную записку самостоятельно. Для того, чтобы не допустить ошибок, работнику нужно будет освежить в памяти общие правила делового документооборота, ознакомиться со стандартной структурой служебных записок. В частности, наша официальная бумага должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Исполнить содержание записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять нашу служебную записку на замену шин с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой трудимся, ФИО и должность адресата служебной записки. В теории им может выступить директор, начальник гаража и даже главный бухгалтер. Всё будет зависеть от того, как именно распределяются полномочия между сотрудниками.

Затем здесь же, несколько отступив вниз, укажем ФИО автора записки, занимаемую им в штатном расписании должность. Указывать паспортные данные граждан и реквизиты юридического лица нет необходимости, так как обращение носит исключительно внутренний характер.

Следующим шагом, когда наша служебка уже практически полностью составлена, мы должны расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Передаём итоговый вариант записки на рассмотрение, дожидаемся ответной реакции. Чем быстрее коллеги согласуют приобретение нового комплекта шин, тем быстрее он будет установлен на служебный автомобиль. Говорить о конкретных сроках довольно-таки проблематично, всё будет зависеть от занятости работников, наличия свободных денег и прочих факторов.

Примерный образец