Служебная записка на закупку оргтехники

Служебная записка на закупку оргтехники – это документ, с которым в адрес заведующего по АХЧ или специалиста по закупкам может обратиться фактически любой сотрудник фирмы, нуждающийся в оргтехнике при исполнении своих должностных обязанностей. Сегодня мы разберемся, что относится к оргтехнике, какими предприятиями она используется, как правильно сформировать служебку.

Оргтехника

Под оргтехникой понимается техническое оборудование офисного направления. Сюда относятся различного рода принтеры, сканеры, стационарные телефоны, факсы и так далее и тому подобное. Отдельным ответвлением оргтехники считается простейшая оргтехника. Эти приспособлении не нуждаются в подключении к электрической сети питания:

• калькулятор;
• степлер;
• антистеплер;
• канцелярские весы.

Оргтехника необходима для адекватного функционирования любого офисного предприятия или отдела, чья работа связана с ведением документооборота. Например, кадровая служба, юридический отдел, бухгалтерия и так далее и тому подобное.

Любая оргтехника требует регулярного обслуживания и соблюдения соответствующих правил её эксплуатации. Если не уделять этим аспектам должного внимания, инструментарий попросту со временем выйдет из строя, перестанет быть полезным для сотрудников. Таким образом с техникой необходимо обращаться бережно, использовать её исключительно по назначению.

Закупка техники

Закупкой всех необходимых для работы инструментов и приспособлений занимается специалист по закупкам или заведующий по АХЧ. Именно эти сотрудники, по идее, должны следить за состоянием оргтехники, регулярно списывать старую или направлять её в ремонт, приобретать новую. Очевидно, что завхоз не всегда сможет уследить за состоянием всей техники в офисе и её количеством, в связи с чем на практике ему приходится обрабатывать обращения своих коллег.

Сотрудники, непосредственно работающие с оргтехникой, куда лучше осведомлены относительно её текущего состояния, а также количества на отдел. Например, очень распространённая ситуация, когда фирма принимает к себе нового человека, не закупив при этом дополнительный набор простейшей оргтехники. Степлер и калькулятор – это именно те предметы, которые должны быть на каждом рабочем месте в офисном помещении.

Служебная записка

Служебная записка на закупку оргтехники представляет собой, по сути дела, письменное обращение от одного сотрудника к другому. Её автором может выступить фактически любой работник, а адресатом – заведующий по АХЧ, главбух или директор. Конкретный адресат будет зависеть от распределения обязанностей внутри организации. Далеко не каждая фирма имеет отдельную ставку для закупщика, этой работой занимается завхоз или один из бухгалтеров.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на закупку оргтехники, следует отметить, что отечественный законодатель не предусмотрел применения каких-либо конкретных шаблонов или бланков. Таким образом служебку можно будет составить в свободной форме, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота. К такому нам придется прибегнуть в том случае, если наша фирма не предусмотрела собственных уникальных шаблонов. Порой такие встречаются в крупных коммерческих компаниях. На шаблоне уже указаны все необходимые реквизиты, а также оставлено место под визу руководителя.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый листок бумаги формата А4.

Объясняем, как составить служебку «на пальцах»

Служебную записку на закупку оргтехники нам следует начать формировать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её представителя, которому адресуется данное обращение. Затем здесь же, немного отступив вниз обозначим собственные ФИО и должность в штатном расписании.

Ниже по документу обращаемся к адресату, просим его организовать закупку оргтехники на предприятие, приводя полный перечень предметов, которые бы вы хотели видеть в своём отделе, на своём рабочем месте. Чем более подробно вы опишите желаемые товары, тем лучше специалист по закупкам сможет удовлетворить вашим требованиям.

Нелишним также будет указать и причину, по которой возникла сама инициатива закупки оргтехники. Так, можно сослаться на приём на работу нового сотрудника, выход из строя старого инструментария и так далее и тому подобное. Таким образом директору будет проще принять решение о целесообразности данной закупки.

Следующим шагом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка полностью составлена, осталось лишь передать её на рассмотрение, дождаться результата. Как только оргтехника будет закуплена и поставлена на предприятие, вас об этом уведомят, пригласят, чтобы расписаться за получение.

Примерный образец