Служебная записка на закупку наборного штампа – это официальная бумага, с которой в адрес занимающегося поставками на предприятие может обратиться сотрудник, выразить просьбу о приобретении для работы наборного штампа. Сегодня мы расскажем, что представляет собой наборный штамп, кому он может пригодиться в работе, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуНаборный штамп
Наборный штамп представляет собой весьма удобный канцелярский инструмент, используемый в условиях офисной канцелярской работы. Так, штамп позволяет набрать на нем любую комбинацию букв и цифр, построить словосочетания и даже простейшие предложения. Например, можно прописать «копия верна», «исправленному верить», «согласовано» и так далее.
Очень удобно указывать на штампе ФИО сотрудника, которому он и принадлежит. Это необходимо в тех случаях, когда перед работником стоит задача откопировать много документов единоразово. По идее, на копии необходимо прописать ФИО человека, сделавшего копию, фразу «копия верна», оставить роспись, указать дату. Имея под рукой наборный штамп, останется только расписаться, а все остальные задачи возьмет на себя наборный штамп.
Вопрос регистрации наборных штампов в журнале решается на каждом предприятии по-своему. По идее, ответственный работник должен будет закрепить штамп за одним из сотрудников.
Закупки на предприятии
Закупками на предприятии должен заниматься один конкретный сотрудник, назначенный директором. Так, если организация небольшая, то есть имеет в своем штате не более ста сотрудников, в принципе, нет особой необходимости выделять под специалиста по закупкам отдельную должность в штатном расписании. В таком случае будет достаточно лишь возложить ответственность за закупку на кого-то из уже имеющихся в штатном расписании лиц. Очень часто обязанности по закупкам возлагаются на специалиста по АХЧ. По сути дела, это кладовщик, ведущий учёт поступающих и выбывающих ТМЦ. В силу того, что ежедневной работы у него не так уж и много, допускается возложить на человека дополнительную ответственность.
Несмотря на то, что в организации есть специалист по закупкам, он не сможет произвести закупку самостоятельно, без участия руководителя. Дело в том, что полномочиями по распределению денежных средств фирмы обладают только высшие руководители:
- директор;
- заместитель директора;
- главный бухгалтер.
Вероятнее всего, специалисту по закупкам придется составить свою служебку на имя начальника, попросить потратить деньги на закупку. Как правило, это чистая формальность. Едва ли директор не согласует закупку канцелярии, пусть даже и такой специфической, как наборный штамп.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на закупку наборного штампа, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предусматривает применения каких-либо строгих бланков или шаблонов. Таким образом получается, что чисто в теории оформить официальную бумагу составить может совершенно любой сотрудник, у которого возникла соответствующая необходимость. Так, если работник время от времени сталкивается с деловыми бумагами, у него не должно возникнуть каких-либо проблем. В противном же случае имеет смысл изучить или освежить в памяти общие правила делового документооборота.
В частности, не забываем о существовании каких-либо строгих бланков или шаблонов. Наша служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Также имеет смысл не забывать о том, что мы всё еще находимся в деловой среде, а значит, придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования. В принципе, соблюдения этих простых правил окажется достаточно, чтобы не допустить ошибок.
Написать текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Безусловно, мы бы рекомендовали отдать предпочтение в пользу печатного варианта, поскольку он придаст документу больше официальности. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Процесс формирования служебной записки на закупку наборного штампа пропишем полное наименование компании, ФИО и должность коллеги, занимающегося закупкой канцелярских и прочих принадлежностей. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебной записки в родительном падеже. Отметим, что подобного набора сведений о сторонах и их представителей окажется вполне достаточно, поскольку обращение носит строго внутренний характер.
Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку служебной записки. Здесь мы официально обращаемся к руководителю, просим его осуществить закупку наборного штампа для одного из сотрудников, чтобы тот мог пользоваться канцелярским инструментом в своей работе. Указываем, для кого именно нужен штамп.
В завершение работы с официальной бумагой мы должны расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования документа. Когда наше обращение будет уже полностью сформировано, останется только передать его на рассмотрение и дождаться ответной реакции коллеги-специалиста. Как только закупка будет осуществлена, а заказ в свою очередь поступит на склад компании, вас об этом уведомят, пригласят для получения.
Примерный образец
