Служебная записка на закрытие счета клиента – это официальная бумага, с которой в адрес начальника отдела или всей организации в целом может обратиться рядовой сотрудник, выступить с инициативой закрытия лицевого счета для клиента по тем или иным причинам. Сегодня мы разберемся, о каких лицевых счетах конкретно может идти речь, какие могут быть основания для их закрытия, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Счет в организации
Организации, предоставляющие услуги различного толка, очень часто выстраивают взаимодействия со своими клиентами посредством введения системы счетов. Так, к договору будет привязан лицевой счет, который и будет использоваться для регулярной оплаты поставляемых услуг. Речь может идти об услугах сотовой связи, какой-либо подписке или даже коммуналке. В любом случае, лицевые счета используются повсеместно.
Лицевой счет можно назвать чем-то вроде личного профиля сотрудника, который помимо оплаты может использоваться и в целях документооборота. В частности, к лицевому счету прикрепляют различного рода документы. Это могут быть личные документы абонента или кого-то из членов его семьи, все поступающие от человека заявления и так далее и тому подобное. Если лицо когда-нибудь обращалось в адрес организации с каким-то документом, значит, этот факт обязательно отразится в истории движений по лицевому счету.
Деньги, лежащие на лицевом счету, можно сказать повисают в буфере. То есть, сам человек сможет возвратить их на свою банковскую карту, подав заявление. В течение десяти календарных дней контрагент буквально обязан удовлетворит требование пользователя и вернуть его деньги назад.
Закрытие счета и причины
Закрытие счета клиента будет означать, что организация фактически лишилась одного из контрагентов, их правоотношения сошли на нет. Как известно, любая организация, стремящаяся наращивать клиентскую базу, крайне не хочет терять клиентов, а значит, готова пойти на многое, чтобы их сохранить. То же самое работает и с лицевыми счетами. Для того чтобы закрыть лицевой счет, потребуются в действительности серьезные основания.
Первое и самое распространённое основание – заявление от потребителя. Если человек более не нуждается в услугах предприятия и желает от них отказаться, это будет его законным правом. Сотрудник компании обязан лишь принять заявление и осуществить ряд бюрократических приёмов.
Ко второй группе оснований для закрытия мы отнесем различного рода вынужденные причины. Например, это может быть смерть человека или утрата у него правоспособности. Если человек более не является субъектом гражданского права, значит, он не может заключать сделки и отвечать по их обязательствам. Таким образом получается, нет никакого смысла держать его лицевой счёт открытым, поскольку это будет «мёртвый груз». Такие лицевые счета только препятствуют получению кристально чистого бухгалтерского отчета.
Служебная записка
Служебная записка на закрытие счета клиента представляет собой внутренний документ, нужный для разрешения вопросов внутри организации. Выступить автором такой служебки должен будет сотрудник, непосредственно работающий с клиентами и их лицевыми счетами. Это может быть оператор, специалист абонентского отдела или менеджер.
Принимать решения относительно открытия и закрытия лицевых счетов могут только уполномоченные на то руководящие сотрудники. Как правило, такой человек будет являться непосредственным начальником представителя абонентского отдела, какую бы должность он не занимал на практике.
Как мы уже успели выяснить, одной лишь служебки окажется недостаточно, а значит, мы забываем приложить к ней документ-основание: заявление, свидетельство, постановление госоргана и так далее. Какими бы ни были причины, начальник обязательно должен быть в них погружен.
Разбираемся, как составить служебную записку
Процесс формирования служебной записки на закрытие счета клиента следует начать с заполнения шапки документа. В правом верхнем углу листа бумаги нужно будет обозначить полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность руководителя, уполномоченного решать вопросы по части открытия и закрытия счетов. О себе автор записки должен указать ФИО и наименование занимаемой в штатном расписании должности, каковой бы она ни была. Информация об авторе служебки указывается в родительном падеже.
Ниже по документу обращаемся к начальнику и просим его закрыть счет клиента в организации по той или иной причине. Саму причину мы освещаем и кратко поясняем ситуацию по ней. Документ-основание должен быть приложен к служебной записке и прикреплен к ней на степлер, канцелярскую скрепку.
В завершения работы с официальной бумагой расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования служебки. Теперь, когда наша записка уже полностью составлена, останется только расписаться за всё вышеизложенное и передать её на рассмотрение. Как только у начальника появится свободная минутка он обязательно отработает наше обращение и примет соответствующее решение по нему. Совершенно не факт, что руководитель согласует закрытие счета. Вполне вероятно, основания начальнику покажутся недостаточными, он откажет согласовывать такую инициативу.
Примерный образец
