Служебная записка на закрепление топливных карт

Служебная записка на закрепление топливных карт – это официальная бумага, которая позволит на официальном уровне закрепить конкретную топливную карту за конкретным сотрудником организации. Сегодня мы разберемся, что представляет собой топливная карта, зачем нужно закрепление за водителем, причем тут служебная записка и как правильно её составить.

Топливная карта

Топливная карта, по сути своей, представляет собой способ заправки транспортных средств горюче-смазочными материалами. Расплатиться на заправке можно наличными, безналичными или же посредством топливной карты.

Топливная карта – это клиентская пластиковая карточка, заведенная на юридическое лицо, на организацию. Руководство предприятия договаривается с топливной компанией об определенных условиях сотрудничества, что позволяет не только получит выгодные цены на топливо, но также контролировать расход ГСМ на служебных автомобилях.

У топливной карты есть свои лимиты, установленные предприятием. Если водитель за определенный промежуток времени попытается заправить больше положенного, оператор заправочной станции банально не даст ему это сделать, ведь операция не пройдет через терминал.

Топливные карты чаще всего используются на предприятиях, имеющих в своём распоряжении несколько служебных автомобилей. Для того, чтобы поставить вопрос заправки «на рельсы», а также получить выгодную стоимость за литр топлива на заправке, как раз и заводятся топливные карты.

Закрепление топливных карт

Для этого, чтобы топливные карты показывали свою эффективность на предприятии, недостаточно просто внедрить их и раздать сотрудникам, издать соответствующий приказ руководителя. Так, если карт используется несколько, неплохо было бы закрепить их за конкретными работниками. Закрепление карты за водителем позволит в случае чего возложить на него материальную ответственность за нецелевое использование средств компании.

Так, работники несут материальную ответственность за имущество фирмы в той части, какая прописана в трудовом, коллективном договоре, прочих актах работодателя. Если выяснится, что водитель заправил свой личный автомобиль либо ездил на служебной машине по личным делам, к нему возникнет ряд вопросов. Компенсировать убытки организация сможет посредством взыскания денежных средств из заработной платы сотрудника.

Для того, чтобы процедура взыскания прошла без лишних проблем, необходимо, чтобы приказом директора топливная карта была закреплена за конкретным водителем. В противном случае работник сможет поспорить относительно законности взыскания, сославшись на то, что карточка за ним не закреплена.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на закрепление топливных карт, отметим, что какой-то стандартной формы на законодательном уровне не закреплено вовсе. Таким образом получается, что сотрудник имеет возможность сформировать документ самостоятельно и своими силами. Достаточно будет лишь соблюдать общие правила делового документооборота, придерживаться стандартных шаблонов. В частности, наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Законодатель наделил все организации возможностью самостоятельно разработки форм и бланков для формирования любых внутренних документов. Если предприятие желает сделать собственный документооборот более целостным и единообразным, она вполне себе может это сделать.

Фирменный бланк значительно облегчит задачу сотрудникам, желающим составить любой внутренний документ. Инициативному работнику достаточно будет лишь обратиться в отдел кадров компании, уточнить вопрос по наличии шаблона. Кадровик обязан не просто выдать бланк, но также помочь в его корректном заполнении.

Если в вашей фирме нет собственных бланков, придется составлять документ самостоятельно, своими силами. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота, вооружаемся подручными средствами и приступаем к работе. Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Основой для нашей служебки выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Служебная записка на закрепление топливных карт должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование фирмы, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО и наименование должности согласно штатному расписанию. В силу того, что служебная записка является строго внутренним документом, прописывать более подробные идентификаторы нет нужды.

Следующим шагом начинаем формировать основной содержательный блок нашей служебной записки. Обращаемся к директору, просим закрепить топливные карты за конкретными водителями. Здесь же мы должны замотивировать руководителя принять соответствующее решение. Например, ссылаемся на то, что закрепление топливных карт поможет избежать неразберихи в случае, если встанет вопрос относительно перерасхода топлива или его использования в лишних целях.

Примерный образец