Служебная записка на выезд за границу

Служебная записка на выезд за границу – это официальная бумага, с которой сотрудник организации может обратиться к её директору, запросить разрешение на время покинуть территорию Российской Федерации с той или иной целью. Сегодня мы разберемся, какие предприятия вводят запрет для своих сотрудников на выезд за границу, как в разрешении ситуации может помочь служебная записка, каковы правила её составления.

Выезд за границу и работа

Подавляющее большинство организаций на рынке труда не запрещает выезд своих сотрудников за границу, более того, они даже не вправе устанавливать подобные запреты. Единственная причина для введения запрета на покидание территории Российской Федерации – это доступ конкретного работника к государственной тайне. Речь здесь пойдет не только о правоохранительных органах, судах и органах исполнительной власти, но также и некоторых частных коммерческих предприятий. Например, в нашей стране существует великое множество заводов и фабрик, занимающихся производством военной техники, оружия и прочих изделий, технология производства которых должна оставаться в секрете.

Следует отметить, что запрет выезда за границу с той целью, чтобы работник не передал иностранному гражданину ценных сведений о тонкостях производства, по состоянию на сегодняшний день выглядит архаично, ведь существует десятки способа бесконтактной передачи информации. Единственное, от чего может предостеречь такой запрет, — это от эмиграции.

Даже если работник уже уволился с предприятия, предполагающего режим повышенной секретности, должно пройти не менее пяти лет, чтобы он вновь смог выехать заграницу. Предполагается, что за это время сведения, которыми владеет человек, уже устареют, утратят свою актуальность.

Служебная записка

Как правило, запрет на выезд за границу имеет избирательный характер, то есть чисто в теории директор фирмы может согласовать заграничную поездку, если сотрудник сумеет убедить его в чистоте своих намерений. Например, это может быть туристическая поездка с семьей на курорт, вынужденная поездка с целью получения квалифицированной медицинской помощи и так далее и тому подобное.

В том случае, если ваш визит зарубежного государства связан с медицинскими целями, потребуется приложить к служебной записке соответствующие подтверждающие документы. Это может быть направление врача, ответное письмо из заграничной клиники, чек об оплате услуг за рубежом и так далее и тому подобное.

Если проигнорировать требования работодателя и всё-таки покинуть страну, никого не предупредив, сотрудника могут ждать серьезные проблемы. Самое незначительное, что может произойти, — это увольнение с занимаемой должности, однако это далеко не единственное последствие. Подписывая допуск к тайне, человек соглашается на выставленные организацией условия. Например, условиями такого соглашения может быть предусмотрена крупная денежная выплата в пользу предприятия. Если не погасить образовавшуюся задолженность добровольно и в кратчайшие сроки, фирмы сможет передать это дело в суд.

Форма документа

Служебная записка на выезд за границу представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота организации, а значит, будет использоваться исключительно внутри конкретно взятого предприятия. Если до 2014 года отечественный законодатель еще хоть как-то старался регулировать внутренний документооборот частных и государственных организаций, то сейчас этот вопрос целиком и полностью отдан в руки руководителей этих самых компаний.

В теории каждая отдельно взятая организация имеет возможность самостоятельно разработать и утвердить на локальном уровне фирменные бланки для формирования подобных внутренних документов. Решение должен принять директор фирмы.

Если окажется, что в вашей компании ни о каких шаблонах и бланках не слышали вовсе, работнику придется брать ситуацию в свои руки, составлять служебку самостоятельно. Для этого вооружаемся синей или чёрной шариковой ручкой, чистым листом бумаги формата А4. Не забываем также и о соблюдении общих правил делового документооборота.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки на выезд за границу сотруднику следует начать с заполнения шапки официальной бумаги. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование фирмы, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту обозначим ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу обращаемся к руководителю, просим разрешить нам выехать за границу такого-то числа в такое-то место с такой-то целью. Здесь мы должны поподробнее разъяснить детали поездки: когда, куда, с кем и так далее и тому подобное. Если на руках есть документы, подтверждающие необходимость такой поездки, прилагаем их к служебке. Для этого потребуется надлежащим образом оформить список приложений, написав их в столбик. Такое подробное обоснование нужно писать для визитов, не связанных с туризмом и культурным отдыхом.

Примерный образец