Служебная записка на выделение ставки – это документ, с которым в адрес директора организации может обратиться начальник одного из отделов, попросить выделить для его структурного подразделения дополнительное рабочее место, чтобы появилась возможность принять на работу нового сотрудника. Сегодня мы разберемся, по какому принципу распределяются ставки между различными отделами, что может повлиять на выделение дополнительной ставки, зачем нужна служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Распределение ставок
То, сколько рабочих мест способна предоставить организация, решает её руководство, ориентируясь на свои финансовые возможности и производственную необходимость. Следует понимать, что приём на работу дополнительных сотрудников всегда связан с дополнительными расходами, ведь придётся платить не только зарплату, но также делать отчисления в СФР на ежемесячной основе.
В идеальном мире штат сотрудников должен быть сформирован таким образом, чтобы каждый занимался своим делом, не был перегружен и не сидел без работы. Просчитать продуктивность отдела реально, если сопоставить среднюю продуктивность среднего работника и разделить на общий объем месячной работы.
Распределение ставок происходит на одном из начальных этапов формирования организации-работодателя, когда ещё только-только утверждается штатное расписание. В расписании будет указано, сколько и каких ставок выделено на тот или иной отдел. И если изначально выделенного количества оказалось достаточно, это совершенно не означает, что так продолжится в будущем.
Так, если организация не стоит на месте и развивается, общая нагрузка на её сотрудников будет увеличиваться. Таким образом, чтобы избежать переработок, придется принимать на работу новых людей.
Выделение ставки
Директор организации как её единоличный руководитель обладает полномочиями по принятию всех важных решений, обязан следить за всеми процессами и вмешиваться в них при необходимости. Безусловно, один человек не в состоянии уследить за целой организацией, в связи с чем эта обязанность перекладывается на начальников отделов. Например, главбух должен отчитываться за работу бухгалтерии, а ведущий юрисконсульт – за работу юридического отдела.
Если начальник отдела посчитает, что в его подчинении находится недостаточно людей, он может обратиться в адрес руководителя с соответствующей служебной запиской, попросить о выделении дополнительной ставки. То, как именно директор будет решать проблему и будет ли решать её вовсе – вопрос открытый. Вариантов здесь несколько.
Первый вариант – служебная записка, поданная начальником отдела, равно как и содержащаяся в ней просьба, остаются без удовлетворения. Директор вполне может посчитать, что текущего количества ставок вполне достаточно для нормальной работы, а значит, нет никакой необходимости в выделении дополнительного места.
Второй вариант – выделение ставки из свободных. Штатное расписании фирмы может быть сформировано с заделом на будущее, то есть содержать в себе пустые ставки. Таким образом руководителю не составит особых затруднений обратиться к кадровику, дать распоряжение о выделении свободной ставки в конкретный отдел.
Третий вариант – выделение ставки из уже занятых посредством сокращения или перераспределения. Например, за одним из отделом числится свободная ставка, а сотрудник на неё даже не ищется. Таким образом можно сделать вывод, что эта ставка отделу не нужна, а значит, следует отдать её в отдел исполнителя служебной записки.
Отдельно проясним вопрос с сокращением. Такое событие крайне маловероятно, тем не менее на практике случаются самые разнообразные неожиданности. Руководитель вполне себе может принять решение о сокращении сотрудника по одной ставке в пользу принятия нового человека. Так, если статистика показала, что отдел укомплектован слишком большим количеством сотрудников, значит, имеет смысл сократить расходы, отдать рабочее место тому, в ком предприятие действительно нуждается.
Рассказываем, как составить служебку
Служебная записка на выделение ставки представляет собой документ, который нам придется составить в свободной форме. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность в компании. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, такого набора идентификаторов будет вполне достаточно, нет нужды прописывать ИНН, ОГРН, паспортные данные и так далее.
Ниже по документу обращаемся к директору, утверждаем, что с недавних пор формат работы нашего отдела несколько изменился, в связи с чем возникла необходимость выделить дополнительную ставку. Разъясняем, какие именно предпосылки для этого существуют, почему без дополнительного человека нельзя обойтись, какую польщу он способен принести всему предприятию и отделу, в частности.
В завершение работы с документом мы просим директора выделить на наш отдел дополнительную ставку, заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка полностью сформирована, передаём её на рассмотрение, дожидаемся результатов. Если руководитель примет удовлетворительное решение, начальник отдела сможет приступить к поиску нового сотрудника.
Примерный образец
