Служебная записка на выделение помещения под склад – это официальная бумага, с которой работник может обратиться в адрес руководителя организации. Сегодня мы разберемся, в каких случаях и кто из сотрудников сможет обратиться в адрес директора с соответствующей служебкой, как правильно её сформировать.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Склад на предприятии
Любая организация, чем бы она ни занималась, должна иметь на своей территории складское помещение. Так, если компания занимается торговлей или производством, складское помещение однозначно не будет пустовать никогда. Что же до обычных офисных предприятий, оказывающих те или иные услуги потребителям или контрагентам, на складах может храниться канцелярия, списанная или направленная в ремонт техника. Как ни крути, а склад – это вещь не только полезная, но также необходимая.
Каждая организация самостоятельно определяет, какое именно помещение использовать под склад. В теории можно соорудить под склад совершенно новое строение или выделить неиспользуемое помещение на территории предприятия. Всё зависит от возможностей компании, наличия соответствующей необходимости. Также отметим, что многие организации предоставляют свои помещения под склад сторонним компаниям на коммерческой основе.
Более того, к складу могут предъявлять и дополнительные требования по части проникновения солнечных лучей, температуры воздуха в помещении. Например, если организация планирует хранить продукты питания, складское помещение потребуется надлежащим образом подготовить к этому.
Служебная записка
Служебная записка на выделение помещения под склад представляет собой строго внутреннее обращение от одного сотрудника организации в адрес её руководителя. Отметим, что директор не обязан предпринимать какие-то конкретные меры, направленные на удовлетворение служебки, однако обязан её рассмотреть, оценить варианты.
Выступить автором служебной записки в теории может совершенно любой сотрудник, однако, вероятнее всего, им станет кто-то из работников, несущих ответственность за имущество, осуществление закупок. Это может быть заведующий по АХЧ, кладовщик или иной работник. Человек, занимающийся приемкой, имеет возможность объективно оценить возможности складских помещений по части доступных площадей. Если так вышло, что места под хранение уже нет, а новая партия товара уже вот-вот прибудет, значит, нужно срочно поднимать вопрос о выделении дополнительного помещения под склад.
Выделение помещения под склад может носить как временный характер, так и постоянный. В первом случае предполагается, что как только соответствующая необходимость перестанет быть актуальной, помещение будет освобождено от склада, возвращено к своему изначальному назначению.
Этот момент в обязательном порядке нужно будет осветить в тексте служебной записки, чтобы директор знал, на что он идёт при принятии решения о выделении дополнительного помещения.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на выделение помещения под склад, следует отметить, что отечественный законодатель не обязывает сотрудников организаций пользоваться какими-то стандартными бланками или шаблонами для составления внутренней документации. Таким образом получается, что служебка может быть составлена работником самостоятельно и в свободной форме. Для этого потребуется лишь освежить в памяти общие правила делового документооборота, изучить стандартную для таких документов структуру и вооружиться подручными средствами.
Что касаемо структуры, то наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. От того, насколько правильно будет оформлен каждый отдельно взятый элемент, во многом и будет зависеть итоговый внешний вид служебной записки.
Написать текст официальной бумаги мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебку
Начинаем процесс формирования служебной записки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, представителем которой являемся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, отступив вниз с красной строки, укажем собственные ФИО, наименование занимаемой в штатном расписании должности.
Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку нашей служебной записки. Обращаемся к руководителю, выражаем просьбу относительно выделения того или иного помещения под складские нужды. В обязательном порядке разъясняем, по каким причинам вы решили обратиться с такой служебкой в адрес директора, на какой срок нужно выделить помещение под складские нужды. Например, это может быть неделя, месяц или даже без ограничения срока.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, мы должны лишь передать её на рассмотрение директору, дождаться его ответной реакции. Как только руководитель примет какое-то решение, вам дадут об этом знать. Вполне вероятно, ответственность за переоборудование помещения под склад будет возложена именно на вас как на человека, выступившего с соответствующей инициативой.
Примерный образец
