Служебная записка на выделение денежных средств – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из её сотрудников, попросить выделить деньги на те или иные нужды. В рамках настоящего текста мы разберемся, каким образом происходит обращение с деньгами внутри предприятий, чем полезны подобные служебные записки и как правильно их составлять, чтобы не вызвать у руководства недоумения.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Выделение денег в фирме
Большинство организаций, в которые может устроиться на работу рядовой сотрудник, являются коммерческими. Основной признак коммерческой организации – это её направленность на заработок денежных средств. Соответственно, все решения, так или иначе принимаемые директором, должны быть направлены на улучшение благосостояния компании, повышение её оборотов и увеличение выручки. Отсюда мы можем сделать вывод, что едва ли руководство компании станет выделять деньги на различного рода сомнительные инициативы, которые не только в последствии не способны принести выручки, но также и не способны защитить от убытков.
Все расходы предприятия можно разделить на две большие группы:
- те, которые в процессе дадут чистую выгоду (инвестиции);
- те, которые способны предотвратить серьезный материальный ущерб.
В первом случае речь идёт о различного рода инвестициях: приобретение оборудования, открытие новых филиалов и отделов, так далее, тому подобное. Во втором же случае мы говорим о, можно сказать, обязательных растратах, отказ от которых сможет создать серьезные проблемы в будущем. В эту группу мы отнесем осуществление планового ремонта любых объектов, закупку хозяйственных и канцелярских предметов, проведение внутренних проверок для заблаговременного предотвращения неблагоприятных ситуаций.
Служебная записка
Служебная записка на выделение денег, по сути дела, является просьбой. Составить её может фактически любой сотрудник, имеющий соответствующее желание. Например, заведующий по хозяйству решил попросить у директора компании деньги на, скажем, обновление хозяйственного инвентаря или закупку новых шкафов для хранения на склад фирмы. Как можно понять, затраты являются факультативными, однако они способны поднять общий уровень комфорта работы в компании, а также предотвратить проблемы в будущем. Например, недостаточность хозинвентаря рано или поздно приведет к запустению рабочего пространства, ведь его банально будет нечем убирать, ухаживать за ним.
Решение о том, выделять деньги на определенные нужды или же нет, принимает директор компании. Более того, руководитель сможет принять решение о ведении денег в целом, однако скорректироваться по части суммы. Например, сотрудник запрашивает пять тысяч рублей, но на данный момент организация имеет возможность выделить лишь одну тысячу. Также данная схема работает и в обратную сторону, ведь начальник может выделить больше.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на выделение денежных средств, следует отметить, что на законодательном уровне вовсе не установлено каких-то конкретных бланков или шаблонов, которыми работники могли бы пользоваться при составлении такой официальной бумаги. Единственное, чем придется руководствоваться в процессе, — это общими правилами делового документооборота. Речь идёт о деловом тоне языка, нейтральном стиле общения с руководителем.
Также не следует забывать и о структуре служебной записки, ведь она, по идее, должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. О том, как правильно заполнить каждый отдельно взятый структурный элемент, мы расскажем чуть позже.
Написать текст служебной записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем и всех других случаях выступит чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Начинаем процесс составления служебной записки на выделение денежных средств с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей компании, ФИО и должность её руководителя, уполномоченного разрешать вопросы финансового характера. В обществе с ограниченной ответственностью, например, такие полномочия гарантируются директору. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО автора служебки и занимаемую им должность в организации. Такого набора сведений окажется вполне достаточно для того, чтобы считать служебную записку правильно оформленной.
Далее по тексту обращаемся к руководителю организации, просим его выделить денежные средства на те или иные нужды. Здесь мы должны будем расписать, на что конкретно наш нужны деньги, в каком размере, какую польщу это сможет принести организации. Опять же, если директор не посчитает инициативу целесообразной, рассчитывать на удовлетворение не придется вовсе.
В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, можно передавать её на рассмотрение и дожидаться ответной реакции от директора. То, насколько долго растянется принятие решения по нашему вопросу, зависит исключительно от занятости руководителя.
Примерный образец
