Служебная записка на выделение автотранспорта – это документ, с которым в адрес директора организации может обратиться любой её сотрудник, выразить просьбу об использовании служебного транспорта в служебных целях. Разбираемся, в каких целях может выделяться служебный транспорт, каким образом это происходит, зачем нужна соответствующая служебка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Служебные машины
Если деятельность организации связана с регулярными передвижениями сотрудников по городу, она может решить этот вопрос посредством закупки собственного автопарка. Как правило, достаточно будет приобрести один иди два автомобиля, нанять соответствующее число водителей. В долгосрочной перспективе такие инвестиции себя оправдают, ведь это выгоднее, чем передвигаться на такси.
В силу того, что служебных автомобилей, очевидно, меньше, чем сотрудников, в них нуждающихся, кто-то должен заниматься распределением поездок. Для того, чтобы отправиться куда-то на служебной машине, необходимо будет написать соответствующую служебную записку и встать в очередь. Начальник гаража распределит все заявки по приоритету и по времени, постарается организовать всё так, чтобы все сотрудники смогли получить желаемое.
Чем раньше подать служебную записку, тем больше вероятность, что вам удастся забронировать транспорт. Если выбить машину не выйдет, придется добираться по служебным задачам иными способами.
Служебная записка
Служебная записка по своей юридической природе представляет собой внутреннее обращение от одного сотрудника организации в адрес другого. В нашем случае автором записки сможет выступить совершенно любой работник, нуждающийся в служебном транспорте, а вот адресат будет разниться от случая к случаю. Дело в том, что на различных предприятиях по-разному распределяются полномочия руководителей. Если в одной компании решить вопрос относительно предоставления машины сможет начальник гаража, то вот в другой придется доводить этот вопрос до директора. Перед тем, как приступать к составлению служебки, уточните этот момент у коллег.
По идее, сотрудники должны быть обеспечены работодателем всем необходимым для осуществления их трудовой деятельности. Это касается также и передвижений по городу. Даже если машину забронировать не получится, значит, вопрос придется решать как-то иначе. Компания должна будет компенсировать расходы на такси из собственного кармана.
Форма документа
Служебная записка на выделение автотранспорта представляет собой документ из внутреннего документооборота фирмы, а значит, предназначена исключительно для внутреннего пользования. С 2014 года Госкомстат и Минтруд не стараются регулировать внутренний документооборот частных организаций и государственных ведомств, а значит, официальная бумага может быть составлена в произвольной форме.
Каждое юридическое лицо имеет возможность самостоятельно разработать собственные фирменные бланки, которыми работники могли бы пользоваться по мере необходимости. Если в вашей фирме таковые имеются, следует воспользоваться именно ими. Обращаем, что далеко не каждая организация столь трепетно подходит к ведению документооборота, в связи с чем очень часто будут возникать ситуации, когда сотрудникам придется самостоятельно формировать служебки.
Составляя служебку своими силами, работник должен будет руководствоваться общими правилами делового документооборота, ориентироваться на схожие официальные бумаги. Уделяем внимание также структуре записки, ведь она должна состоять из шапки, основного содержательного блок и реквизитов.
Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Носителем информации, как и всегда, станет чистый лист бумаги формата А4.
Рассказываем, как составить записку
Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её сотрудника, к которому мы и будем обращаться. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор служебки должен будет указать собственные ФИО. Нелишним также будет оставить контактный номер телефона, чтобы мы могли получить обратную связь по нашему обращению.
Ниже по документу утверждаем, что такого-то числа в такое-то время вы по работе должны оказаться в такой-то удаленной точке города. Это может быть визит в государственное ведомство, участие в судебном заседании или посещение офиса партнерской фирмы с деловым предложением. Водитель, которому доверят вас довезти, уже самостоятельно определит, во сколько нужно отъехать от офиса, по какому маршруту лучше добраться.
В завершение работы с документом автор служебки заверяет её собственным автографом, ставит дату её формирования. В таком виде записку уже смело можно будет назвать полностью составленной, готовой к передаче на рассмотрение.
Как только вопрос о выделении автотранспорта будет решен, вам дадут об этом знать. Издавать приказ по такому поводу директор не станет, подобные ситуации развиваются без оформления лишней документации. Вероятнее всего, с вами по телефону свяжется начальник гаража, сообщит о том, что всё прошло успешно.
Примерный образец
