Служебная записка на выдачу временного пропуска

Служебная записка на выдачу временного пропуска – это официальная бумага, с которой один из представителей организации может обратиться к заведующему по АХЧ или иному коллеге, отвечающему за оформление пропусков на территорию предприятия. Сегодня мы разберемся, что представляет собой пропуск на территорию предприятия, в каких случаях потребуется оформление его временного экземпляра, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Временный пропуск

Пропуск на предприятие может быть представлен в виде магнитной карты, отпирающей магнитный замок, либо в виде соответствующего бейджа с фотографией сотрудника, его ФИО и должностью. Предъявив пропуск, человек сможет попасть в рабочее помещение, где и трудятся работники.

Обычно пропуск выдается сотруднику при трудоустройстве, в первый рабочий день, вместе с прохождением инструктажа по технике безопасности, пожарной безопасности. Чаще всего подобные инструктажи проводит администратор здания или заведующий по административно-хозяйственной части. На крупных предприятиях, где трудится ни один десяток сотрудников, эти полномочия выделяются в отдельную должность в штатном расписании.

Временный пропуск оформляется в тех случаях, когда новоприбывший сотрудник устраивается на работу на определенный срок. Например, это может быть срочный трудовой договор, сторонник дружественной организации-контрагента, договор аутстаффинга и так далее и тому подобное. Если все стороны договора понимают, что сотрудничество носит временный характер, в оформлении постоянного пропуска нет нужды. Как только срок сотрудничества истечет, пропуск утратит свою силу, не сможет выполнять свою основную функцию.

Служебная записка

Дело в том, что пропуск является подотчетным предметом, имуществом организации, которое стоит денег. У каждого пропуска есть свой уникальный номер и прочие уникальные особенности. Все пропуски отражаются в соответствующем журнале, а их передвижение происходит строго официально. Для того, чтобы выдать пропуск работнику, потребуется официальная подоплека. В нашем случае таким документом станет служебная записка.

Подавая служебную записку, её автор принимает на себя ответственность по части надлежащего хранения пропуска и его применения строго по назначению. Если кто-то из сотрудников воспользуется пропуском с целью совершения хищения по месту работы, это будет считаться не только уголовным преступлением, но также и злоупотреблением доверия в рамках трудового законодательства. Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает злоупотребление как одно из оснований для расторжения трудового договора. Едва ли кто-то в дальнейшем захочет взять в себе на работу такого работника.

Составить служебную записку на выдачу временного пропуска может как сам сотрудник, нуждающийся в свободном проходе на территорию компании, так и его непосредственный начальник, к которому он попал в подчинение. В любом случае без служебки обойтись не выйдет.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на выдачу временного пропуска, следует отметить, что отечественный законодатель не предъявляет каких-либо строгих требований к внешним атрибутам данного документа. Сейчас, когда Минтруд и Госкомстат перестали требовать применения унифицированных бланков, любые внутренние официальные бумаги можно составлять в свободной форме. Здесь мы должны будем руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота, ориентироваться на стандартную структуру, актуальную для всех деловых бумаг. В частности, служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу приступаем к оформлению основного содержательного блока. Обращаемся к руководителю, просим выдать нам временный пропуск, который будет работать с такого-то по такое-то число. В том случае, если держатель пропуска по каким-то причинам решит задержаться на предприятии подольше, срок действия можно будет продлить.

Вопрос о том, что делать с пропуском после истечения срока его действия, решается в различных компаниях по-разному. Где-то заставляют его сдавать, а где-то оставляют на память в качестве сувенира. Здесь всё будет зависеть от межличностных отношений между сотрудниками, отношения компании к обороту пропусков.

В завершение работы с документом нам останется лишь заверить всё вышеизложенное собственным автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение.

Примерный образец