Служебная записка на выдачу униформы

Служебная записка на выдачу униформы – это документ, с которым сотрудник организации может обратиться к руководителю, завхозу или иному своему коллеге с просьбой о получении фирменной одежды предприятия. Сегодня мы разберемся, какие организации используют в своей работы униформу, зачем она нужна, как её получить и причем здесь служебная записка.

Униформа

Под униформой понимается единый стиль одежды для всех сотрудников организации. Основное отличие униформы от спецодежды заключается именно в практической ценности вещей. Если спецодежда выполняется из специальных материалов, имеет на себе защитные элементы и дополнительные карманы для удобства работы, то спецодежда – это исключительно про презентабельный внешний вид. Очень часто компании, работающие в сфере продаж, заботятся о том, чтобы их сотрудники были не просто одеты опрятно, но также и в едином стиле.

Как показывает практика, сами работники редко когда возражают относительно ношения униформы, ведь это весьма удобно. Во-первых, одежду, приобретенную на собственные деньги, можно будет использовать исключительно в личных целях, меньшее стирать, а значит, предмет прослужит дольше. Во-вторых, не придется тратиться на одежду, подходящую под требования организации, ведь она выдается работникам совершенно бесплатно.

Правила о ношении униформы закрепляются в одном из локальных актов предприятия, будь то коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Подписывая с организацией договор, сотрудник обязуется подчиняться требованиям локальных актов, а значит, обязуется и носить униформу.

Как получить

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым для осуществления им трудовой деятельности. Это означает, что покупать униформу за свои деньги не придется. Если ваше предприятие предлагает вам купить униформу самостоятельно, можете смело отказываться и обращаться с жалобой в Государственную инспекцию труда. Униформа шьется по заказу организации, за её же деньги, раздается сотрудникам совершенно бесплатно.

Каждый комплекс униформы – предмет учета, а значит для того, чтобы его получить, придется пройти через определенную процедуру. Так, в фирме есть сотрудник, несущий ответственность за имущество, в том числе и за одежду для сотрудников. Это может быть заведующий по АХЧ, снабженец, главный бухгалтер или даже директора. Именно на имя этого работника и потребуется написать соответствующую служебную записку.

Служебная записка от работника является юридически значимым документом, а значит, на её основании могут быть совершены определенные действия. В нашем случае завхоз или иной сотрудник сможет выдать униформу, взяв взамен служебку и попросив расписаться в ведомости. Теперь, если у ответственного одежду коллеги спросят относительно недостачи одного комплекта, он сможет сослаться на служебку сотрудника.

Вероятнее всего, служебную записку нам придется подавать не завхозу, а именно директору организации, так как он несёт ответственность за имущество фирмы, имеет право им распоряжаться. Если руководитель заверит документ работника визой «согласовано», значит, выдача формы – это лишь вопрос времени.

Форма документа

Служебная записка относится к документам из разряда внутренних, а значит, организация, внутри которой она и будет использоваться, вправе сама определить внешний вид официальной бумаги. Если до 2014 года Госкомстат и Минтруд еще пытались регулировать внутренний документооборот частных организаций, предлагая свои бланки и шаблоны, то теперь они носят исключительно рекомендательный характер. В теории каждая компания имеет возможность самостоятельно разработать фирменный бланк, закрепить его на локальном уровне, позволив тем самым сотрудникам пользоваться именно им. Это крайне разумное решение, ведь позволит не только упростить задачу работникам, но также и сделать внутренний документооборот более целостным и единообразным.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике.

Объясняем, как составить служебку «на пальцах»

Начинаем составлять нашу записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование компании, в которой мы трудимся, ФИО и должность человека, отвечающего за униформу. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО сотрудника-заявителя, его должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу обращаемся к коллеге, просим выдать нам комплект униформы такого-то размера, замотивировав просьбу. Следует понимать, что без веских оснований форму сотруднику никто не выдаст. Например, можно сослаться на то, что вы являетесь новым работником, еще не получали свой комплект, либо на серьезный износ предыдущего комплекта. Во втором случае свой комплект придется принести завхозу, чтобы тот оценил его состояние. Вполне вероятно, если с даты выдачи униформы прошло не так много времени, а она уже имеет непотребный вид, организация откажется выдавать новый комплект.

Примерный образец