Служебная записка на выдачу архивных дел

Служебная записка на выдачу архивных дел – это документ, с которым сотрудник организации может обратиться к представителю архива, попросить его о выдаче на руки тех или иных архивных документов под свою ответственность. Сегодня мы разберемся, сколько должны храниться внутренние документы предприятия, кто отвечает за это направление, зачем нужна подобная служебная записка и как правильно её составить.

Хранение документов

Любая организация в ходе своей деятельности генерирует множество различного рода документов, связанных с кадрами, бухгалтерией, налоговой и финансовой отчетностью и так далее и тому подобное. Отечественный законодатель в лице Росархива обязывает хранить подобные официальные бумаги в течение определенного промежутка времени. Так, общий срок хранение кадровых и бухгалтерских документов составляет от трёх до пяти лет. Отдельные документы необходимо хранить в течение семидесяти пяти лет. Здесь речь идёт об оформлении и выплате различного рода пособий сотрудника. Если у человека однажды возникнет проблема с исчислением пенсионного стажа или суммы страховых отчислений, его бывший или нынешний работодатель сможет выдать на руки необходимые для разрешения вопроса официальные бумаги.

Когда срок хранение документа истекает, организация может решить, что делать с ним дальше. Здесь вариантов всего три:

• уничтожить самостоятельно;
• уничтожить силами сторонней организации;
• передать на хранение в архив.

Как правило, если речь идёт о каких-то действительно важных документах, принимается решение в пользу третьего варианта. Для того, чтобы хранить документацию компании с несколькими сотнями сотрудников и энным количеством структурных подразделений, потребуется действительно большое помещение, штат сотрудников, несущих за них ответственность

Ответственность за документацию

Компания самостоятельно отвечает за хранение собственной же документации перед законом, своими работниками и контрагентами. Так, например, Кодекс об административных правонарушениях в статье 13.20 гласит, что организации, нарушившей правила хранения официальных бумаг, грозит штраф в сумме от пяти до десяти тысяч рублей.

В любом юридическом лице по умолчанию ответственность по каждому направлению несёт его единоличный руководитель. В обществе с ограниченной ответственностью это будет директор. Уже в дальнейшем, когда предприятие разрастается, на работу принимается документовед, которому и передаются соответствующие полномочия, обязательства. Этот сотрудник должен уметь ориентироваться в архиве, следить за течением сроков хранения всей документации, вовремя списывать ненужные архивные бумаги.

В тех случаях, когда бумаги выдаются документоведом на руки кому-то из сотрудников, ответственность перекладывается на текущего держателя. Теперь, если с документами что-то случиться, отвечать перед директором будет именно тот работник, который запросил их под свою ответственность.

Служебная записка

Служебная записка на выдачу архивных дел необходима для того, чтобы документовед выдал документацию на руки одному из сотрудников, которому она нужна по работе. Например, в организацию пришел запрос из Государственной инспекции труда, кадровик обязан подготовить на него ответ, в связи с чем ему необходима кадровая документация, которая на данный момент хранится в архиве.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на выдачу архивных дел, следует отметить, что каких-то стандартных бланков для составления подобной официальной бумаги отечественный законодатель не предусмотрел вовсе. Таким образом получается, что составить служебку мы можем в свободной форме, руководствуясь лишь общими правилами делового документооборота. Самое главное, чтобы из её содержания было понятно, кому подается, от кого и по какому вопросу.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Носителем информации традиционно выступит чистый лист бумаги формата А4.

Рассказываем, как составить служебку

Служебная записка на выдачу архивных дел должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, а также ФИО и должность её представителя, отвечающего за хранение архивной документации. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем собственные ФИО и должность.

Ниже по документу просим выдать нам на руки те или иные архивные дела с разъяснением причин, по которым они нам понадобились. В принципе, на этом содержательный блок нашей служебки можно считать полностью сформированным. Уже в дальнейшем документовед самостоятельно будет разыскивать нужные официальные бумаги.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное своим автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Итоговый вариант мы должны передать в архив либо на подпись к директору.

Конечный адресат подобной служебки может разниться от предприятия к предприятию, в зависимости от внутреннего распределения обязанностей. Например, многие предприятия требуют согласовывать любое действие с директором, а значит, до тех пор, пока на служебке не появится виза «согласовано», документовед не сможет выдать на руки архивную документацию.

Примерный образец