Служебная записка на возврат командировочных средств

Служебная записка на возврат командировочных средств – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации должен обратиться сотрудник, который уже получил на руки командировочные, однако служебная поездка по тем или иным причинам отменилась. Сегодня мы разберемся, что делать в таких случаях, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Командировочные средства

Если на предприятии организуется служебная поездка, согласно Трудовому кодексу Российской Федерации сотруднику обязаны выдать командировочные средства на каждый день предстоящей командировки. Предполагается, что на эти деньги человек будет жить в отрыве от своего постоянного места жительства, питаться и перемещаться на транспорте. Если транспортные расходы и расходы на проживание, как правило, оплачиваются работодателем заблаговременно, то вот суточные всегда выдаются на руки. Под суточными, по сути дела, понимаются деньги на питание.

Размер суточных определятся коллективным договором организации, целиком и полностью зависит от возможностей компании и её бюджетов. В теории сотрудников могут обеспечивать деньгами на питание в столовой или же в кафе. Размер суточных также может зависеть от той должности, которую сотрудник занимает в корпоративной иерархии организации.

Предполагается, что командировочные и суточные должны быть выданы работнику на руки еще до того, как он направится в служебную поездку, по аналогии с отпускными. Таким образом, если командировка по каким-то причинам отменится в последний момент, полученные от организации деньги придется возвратить.

Возврат средств

Возврат денежных средств в правоотношениях между работником и работодателем происходит не так просто, как хотелось бы организациям. Дело в том, что работодатель не имеет права в принудительном порядке удерживать деньги из заработной платы сотрудника во всех случаях, кроме взыскания материального ущерба. Как можно понять, излишне выплаченные командировочные едва ли относятся к материальному ущербу, а значит, так просто вернуть деньги у предприятия не получится.

Для того, чтобы компания смогла получить свои деньги назад, работнику придется написать соответствующее заявление. Принудить его сделать это насильно руководство компании не может. Несмотря на то, что сотрудник с юридической точки зрения не имеет никаких прав владеть, пользоваться и распоряжаться выделенными ему деньгами, они, тем не менее, находятся у него в руках. Этот существенный факт и вставляет палки в колёса. Работодатель не может просто взять и удержать соответствующую сумму из следующей заработной платы человека, ведь это нарушит его гражданские и трудовые права, что станет поводом для проведения серьезного разбирательства.

Для того, чтобы окончательно закрыть вопрос с командировочными деньгами, нужно заполучить от работника собственноручно написанное и подписанное заявление, служебную записку.

Служебная записка

Служебная записка на возврат командировочных средств представляет собой строго внутренний документ, а значит, не предполагается, что о когда-либо покинет пределы внутреннего документооборота предприятия. Его адресатом должен выступить руководитель организации, как её единоличный представитель. О том, как должна выглядеть служебная записка, не написано ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в каком-либо другом нормативном правовом акте. Таким образом получается, что работнику, желающему закрыть вопрос с сорвавшейся командировкой, нужно будет составить записку самостоятельно, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота.

Для составления служебки её исполнителю нужно вооружиться подручными средствами. В частности, написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки на возврат командировочных средств нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование фирмы, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор служебки указывает свои ФИО, занимаемую должность в штатном расписании.

Ниже по документу автор служебки обращается к директору организации как к представителю работодателя в трудовом договоре, дает свое согласие на удержание излишне перечисленных на его счет денежных средств в качестве командировочных в преддверие уже отмененной служебной поездки. Здесь важно прописать конкретную сумму, которую вы получили из бухгалтерии.

Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка будет уже полностью составлена, останется лишь расписаться за всё вышеизложенное и проставить дату формирования официальной бумаги.

Примерный образец