Служебная записка на внесение изменений в смету

Служебная записка на внесение изменений в смету – это официальная бумага, с которой в адрес начальника организации может обратиться ответственный за разработку проектно-сметной документации человек, попросить о внесении корректировок в уже утвержденную смету. Сегодня мы разберемся, как составить такую служебную записку, зачем она вообще нужна, в каких сферах используется.

Смета как документ

Смета представляет собой самостоятельную официальную бумагу, необходимую для того, чтобы заблаговременно рассчитать, сколько времени и денег необходимо затратить на реализацию того или иного проекта. Под проектом может пониматься практически что угодно:

• организация какого-либо мероприятия;
• разработка схем, чертежей, оборудования;
• строительство здания;
• ремонт помещения;
• и так далее и тому подобное.

Чем более подробную смету составит ответственный сотрудник, тем более ясное понимание ситуации будет у директора компании. Грамотно составленная смета – это уже половина успеха в процессе подготовки проекта.

Неточности в смете станут причиной серьезных проблем в будущем. Вполне вероятно, что уже в процессе исполнения может оказаться, что заложенных на проект средств оказалось недостаточно. В таком случае организации придется выделять дополнительные деньги, которые изначально должны были пойти на какие-то другие нужды. Подобные сюрпризы крайне негативно сказываются на финансовой стороне организации, на работе сотрудников.

Очевидно, что составителя сметы за подобные недочеты не только не похвалят, но и смогут привлечь к дисциплинарной ответственности. В теории здесь может быть применено любое наказание, от замечания до увольнения.

Служебная записка

Служебная записка на внесение изменений в смету как раз и нужна для того, чтобы автор проекта смог своевременно исправить допущенные в изначальной редакции ошибки. Возможно, где-то была замечена опечатка или же один из поставщиков изменил стоимость товаров, услуг. Любые отклонения от сметы, о которых стало известно уже в процессе, будут плодить вопросы в адрес её авторы: как ошибки закрались в проект, почему не были вовремя устранены. Своевременное исправление обнаруженного недочета позволит избежать серьезных проблем в будущем.

В силу того, что смета уже утверждена руководителем, вносить правки мы будем в уже утвержденный проект. Для того автор сметы должен будет обратиться в адрес начальника с соответствующей служебной запиской и попросить о внесении изменений. Обязательно мы должны объяснить, что стало причиной недочёта:

• опечатка;
• ошибка в расчетах;
• позиция оказалась не нужна;
• потребовались дополнительные позиции;
• контрагент изменил расценки;
• и так далее.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на внесение изменений в смету, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день не существует каких-либо строгих бланков или шаблонов, чтобы составить такую официальную бумагу. Получается, что составлять служебку ответственному за смету сотруднику придется самостоятельно и в свободной форме. В работе мы должны будем руководствоваться общими правилами делового документооборота, ориентироваться на схожие по своей юридической природе документы.

По структуре служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и части с реквизитами. Написать текст допускается, опять же, как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Текст, который мы будем составлять, должен быть выдержан в деловом стиле, нейтральном тоне. Это весьма важно, ведь адресатом нашей служебки будет директор.

Разбираемся, как составить записку

Начинаем процесс формирования служебной записки на внесение изменений в смету с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность в штатном расписании фирмы автора служебки, в родительном падеже. Такого набора идентификаторов представителей сторон окажется вполне достаточно, поскольку обращение носит строго внутренний характер.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока служебки. Обращаемся к руководителю, сообщаем, что необходимо внести в уже утвержденную смету некие корректировки, в связи с чем их нужно согласовать. Разъясняем причины, по которым корректировки стали необходимыми.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, остается только передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции начальника. Вполне вероятно, что директор не сочтет предлагаемые вами корректировки необходимыми, откажется вносить их в уже утвержденную редакцию сметы.

Примерный образец