Служебная записка на внесение изменений в коллективный договор

Служебная записка на внесение изменений в коллективный договор – это официальная бумага, с которой в адрес директора организации может обратиться любой линейный сотрудник фирмы или начальник одного из отделов, выразить инициативу о корректировке отдельных положений коллективного договора. Сегодня мы разберемся, что представляет собой коллективный договор, в каких случаях в него потребуется внести корректировки, зачем нужна служебная записка и как правильно её составить.

Коллективный договор

Коллективный договор организации – это один из главных её локальных актов, более подробно регулирующий условий осуществления трудовой деятельности на предприятии. Если трудовой договор призван упорядочить взаимоотношения с каждым отдельно взятым сотрудником, то вот коллективный уже нацелен на весь трудовой коллектив в целом.

Так, в коллективном договоре обычно прописываются правила направления сотрудников в командировки, размер выплаты суточных, отдельные нюансы времени отдыха в течение рабочего дня и прочие моменты. Как правило, коллективный договор утверждается единожды и действует длительный промежуток времени. Безусловно, в случае необходимости в него можно будет нести правки, однако для этого потребуется провести определенную работу.

Во-первых, кому-то из сотрудников придется подготовить проект корректировок. Чаще всего этой работой будет заниматься кадровик или заместитель директора. Во-вторых, внесение корректировок в коллективный договор потребует издания приказа директора.

Служебная записка

Служебная записка как документ представляет собой внутреннее обращение от одного представителя организации к другому. Её автором в теории может выступить любой работник, имеющий идеи относительно корректировки отдельных положений коллективного договора, а адресатом всегда будет руководитель фирмы. Например, руководитель обществе с ограниченной ответственностью будет являться его директор.

В служебной записке её автору потребуется не только попросить внести изменения в коллективный договор, но также и убедить руководителя принять соответствующее решение. Мотивировка – это самый важный момент в процессе составления служебки.

Первое, чем мы можем замотивировать директора, - оптимизация рабочего процесса. Например, можно попросить директора утвердить положение о сокращении обеда в пользу сокращения рабочего дня в пятницу.

Форма документа

Служебная записка на внесение изменений в коллективный договор представляет собой официальную бумагу из разряда внутренних, а значит, отечественный законодатель не предъявляет особых требований к форме и содержанию такого документа. Таким образом получается, что каждая отдельно взятая организация имеет возможность самостоятельно выработать и закрепить на своём, локальном, уровне фирменный бланк для формирования служебок. Такой шаблон уже будет иметь заранее прописанные реквизиты организации, а автору записке останется лишь расписать основной содержательный блок, выразив свои идеи.

Уточнить вопрос по наличию фирменного бланка сотрудник может в отделе кадров. Кадровик не просто выделит шаблон на руки, но также подскажет, как правильно его заполнить.

Если так вышло, что ваша компания не имеет собственных шаблонов, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебку самостоятельно. Здесь мы будем соблюдать общие правила делового документооборота и придерживаться стандартной структуры. В частности, наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки на внесение изменений в коллективный договор нам следует начать с заполнения её шапки. Так, в правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту, отступив с красной строки, пропишем собственные ФИО и занимаемой должности в штатном расписании.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку нашей служебной записки. Обращаемся к руководителю, выражаем инициативу о внесении конкретных изменений в положения коллективного документооборота предприятия. Приводим, какие статьи вы бы хотели изменить, как они должны выглядеть в новой редакции, по вашему мнению. В обязательном порядке разъясняем, для чего нужны такие корректировки, чему они могут поспособствовать.

Следующим шагом заверяем всё вышеизложенное подписью с расшифровкой, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение директору и дождаться результатов. Если начальник согласует инициативу, он отдаст распоряжение кадровику подготовить проект коллективного договора. Когда новая редакция коллективного договора вступит в силу, всех сотрудников организации ознакомят с её содержанием под роспись.

Примерный образец