Служебная записка на утверждение сметы

Служебная записка на утверждение сметы – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя может обратиться один из сотрудников компании, занимающийся разработкой сметы к тому или иному проекту, попросить утвердить итоговый её вариант. Сегодня мы разберемся, что представляет со бой смета как самостоятельный документ, зачем нужна служебка на её утверждение, как правильно составить соответствующую официальную бумагу.

Смета к проекту

Когда речь идёт о подготовке какого-то масштабного проекта, на первом этапе всегда разрабатывается смета. Второй этап – это её согласование и утверждение, запуск в работу.

Смета, по большому счету, представляет собой постатейный список расходов, которые должна понести компания на организацию того или иного мероприятия. В смету входят абсолютно все расходы, в том числе:

• подрядчики;
• логистика;
• закупка;
• монтаж;
• и так далее и тому подобное.

Смета может составляться под монтажные работы, под организацию какого-то мероприятия, под строительство того или иного объекта. Список отраслей, чью работу невозможно представить без сметы, весьма широк, отсюда мы делаем вывод, что сметы используются повсеместно.

Разработкой сметы занимается один из локальных руководителей компании. Это может быть инженер, технолог, организатор, заместитель директора по определенному направлению деятельности или кто-то ещё. Предполагается, что человек должен обладать определенными познаниями в сфере организации работы, познаниями в сфере логистики, способностью оптимизировать протекающие процессы. Некачественно составленная смета приведет к серьезным проблемам в будущем. Если выяснится, что цены из сметы не совпадают с действительными либо тех материалов/работ окажется недостаточно, придется вкладывать в проект дополнительные деньги, которые на него изначально не закладывались.

Служебная записка

Служебная записка на утверждение сметы, по сути дела, является официальным обращением в адрес начальника компании от лица, занимавшегося разработкой плана. Автором такой записки, как мы уже выяснили, может выступить практически кто угодно, в чьи обязанности входит формирование проектно-сметной документации.

Руководитель, будучи лицом, несущим ответственность за бюджеты компании, должен будет в свою очередь проанализировать предоставленную ему смету, оценить качество проделанной сотрудником работы. По идее, здесь нужно будет обратить внимание на целесообразность расходов, наличие возможностей сэкономить в тех или иных моментах. Конечно, для доскональной проверки сметы начальнику придется потратить массу времени, которым он, вероятнее всего, не располагает. На практике директор лишь оценит ту сумму, которая заложена в смету, если его устроят числа, утвердит бюджет проекта.

Уже после утверждения сметы начинается третий этап – реализация задуманного. Ответственные лица начинают связываться с подрядчиками, заключать договоры оказания услуг, подряда, поставки и так далее. Будет лучше, если исполнителям удастся не только не выйти за рамки сметы, но и серьезно сэкономить.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на утверждение сметы, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предусмотрел никаких конкретных бланков или шаблонов для формирования подобной официальной бумаги. Получается, что составлять служебку ответственному сотруднику придется самостоятельно, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота.

Предполагается, что документ будет структурно состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку на утверждение сметы с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно прописать, кому подается служебная записка и от кого. Для этого укажем полное наименование компании, для которой и разрабатывалась смета, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебки в родительном падеже.

Ниже по документу обращаемся к начальнику, просим просмотреть и утвердить смету на реализацию того или иного проекта, который вам доверили. Сама смета должны быть прикреплена к служебной записке в качестве приложения, оформлена надлежащим образом. В частности, придется сделать список приложений, поименовать каждое из них. Вероятно, в нашем случае будет всего одно приложение.

В завершение работы с документом нужно расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка будет уже полностью составлена, останется только передать её итоговый вариант на рассмотрение. Вполне вероятно, что руководитель попросит внести какие-то корректировки по части отдельных вопросов или же, наоборот, позволит расширить бюджет для некоторых статей.

Примерный образец