Служебная записка на утверждение планов – это документ, с которым представитель руководящего звена фирмы обращается к директору или его заместителю, предлагает утвердить определенные показатели мотивационного плана на месяц или более длительный период. Сегодня мы разберемся, что предприятия понимают под планами, кто их разрабатывает и утверждает, зачем нужна соответствующая служебка.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Планы на предприятии
Любая предпринимательская деятельность всегда связана с планированием. Это может касаться бюджета, развития, инвестиций, корпоративной политики, работы с сотрудниками и так далее и тому подобное. Таким образом планы применяются одновременно в нескольких сферах деятельности организации.
Во-первых, — это бюджет. Компания должна знать, какими деньгами располагает, сколько сможет заработать, потратить. Обладая такой информаций и прогнозируя наперед, можно будет избежать серьезных финансовых трудностей.
Во-вторых, — это производственные показатели. Как показывает многолетний опыт, сотрудники трудятся куда лучше, когда перед ними поставлен четкий план со своими задачами. Например, оператору станка за месяц необходимо выточить 250 деталей. Держа эту цифру в голове, работник будет к ней стремиться даже в том случае, если никакого денежного поощрения за достижение результата не последует. Здесь важна сама взаимосвязь между поставленной задачей и стремлением к её выполнению, а не вознаграждение.
Разработкой планов занимаются представители руководящего звена. Как правило, такие вопросы решаются коллегиально при участии директора, главбуха, заместителей. Как известно, чем больше мнений на тот или иной счет, тем более объективное решение может быть принято.
Мотивационный план
Отдельно рассмотрим вопрос утверждения мотивационного плана. Сейчас, когда практически каждая организация прописывает в трудовом договоре сумму вознаграждения, приближенную к минимальному размеру оплату труда, а всю остальную часть заработной платы переносят в премию, практика применения мотивационных планов очень распространена. Один раз в месяц или квартал сотрудников знакомят с показателями, которых они должны добиться для получения премии.
Как правило, мотивационные планы имеют несколько ступеней, выстраиваются в градацию. Возвращаясь к примеру с оператором станка и деталями, мастеру могут заплатить условные 10 000 рублей за 150 деталей, 15 000 рублей за 200 деталей, 20 000 рублей за 250 деталей и так далее по нарастающей. Многие компании осознанно отказываются от потолка по заработной плате для сотрудников, позволяя им развиваться в своём ремесле, имея соответствующую мотивацию. Как известно, если нет потолка по заработной плате, работники будут трудиться куда усерднее. Если предприятие получает прибыль, значит, работнику положена часть от неё.
Разработкой мотивационного плана для отдела, по идее, должен заниматься его непосредственный руководитель. В случае с оператором станка разработчиком плана будет выступать начальник цеха или мастер участка. Чем глубже человек погружен в работу своих подчинённых, тем лучше он сможет составить план.
Так, если за разработку планов берутся люди, которые на разбираются в данной отрасли, ничего хорошего из этого не выходит. Подобная практика вызывает бурю негодования у сотрудников, ведь, как правило, перед ними ставят недостижимые цели.
Форма документа
Форам служебной записки на утверждение планов не закрепляется на официальном уровне, что позволяет формировать официальную бумагу в свободной форме. Для нас самое главное – это донести информацию до руководителя, изложить своё видение ситуации на бумаге. Таким образом вопросы оформления и структуры отходят на второй план, отдавая первенство содержанию. Тем не менее это не означает, что мы сможем отойти от стандартной для подобных обращений структуры: шапка, основной содержательный блок, реквизиты.
Написать текст служебки нам позволяется как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике.
Инструкция по составлению служебки
Процесс формирования служебной записки на утверждение планов нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме. Этих сведений будет вполне достаточно, так как служебка носит исключительно внутренний характер.
Ниже по документу мы обращаемся к директору, просим утвердить для нашего отдела такой-то мотивационный план на такой-то период. Сам план следует приложить к служебке в качестве дополнительной официальной бумаги, чтобы руководитель смог подробно ознакомиться с деталями плана.
Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Не забываем оформить список приложений, даже если мы прилагаем всего один документ. Как только наша служебка будет полностью составлена, можно смело передавать её на рассмотрение. Если у директора возникнут какие-то вопросы относительно предложенных наши планов, он свяжется по телефону либо вызовет к себе для личной беседы.
Примерный образец
