Служебная записка на утверждение плана командировок

Служебная записка на утверждение плана командировок – это официальная бумага, с которой в адрес начальника организации может обратиться один из её сотрудников, попросить утвердить разработанный план командировок на грядущий месяц, квартал или год. Сегодня мы разберемся, как правильно составить подобное внутреннее обращение, зачем оно вообще нужно.

План командировок

План командировок используется не всеми организациями, а лишь теми, которые регулярно практикуют в своей работе служебные поездки. Например, если основным видом деятельности компании является оказание услуг контрагентам по всей стране, очевидно, что сотрудникам придется регулярно ездить в командировки. Характер работы таких сотрудников нельзя назвать разъездным, а значит, каждую отдельно взятую поездку придется оформлять как командировки, соответствующе оплачивать.

Планированием служебных поездок организации занимаются для того, чтобы грамотно распределить рабочее время своих сотрудников. Всегда кто-то из работников оставаться на предприятии для разрешения внезапно возникающих вопросов срочного характера. Также, по идее, не должно возникать ситуаций, когда у компании есть заказы, однако ни один из работников не находится в служебной поездке.

Следует иметь в виду, что поездка отнимает много личного времени сотрудника, которое он в теории хотел бы потратить на что-то другое:

• семейное мероприятие;
• день рождения;
• долгожданное культурное событие;
• и так далее.

Для того чтобы не ставить человека перед фактом, следует уведомить его о служебной поездке заблаговременно. Таким образом у него будет возможность в случае необходимости подмениться с кем-то из коллег. Все подобные вопросы решаются посредством обращения со служебными записками в адрес руководителя.

Служебная записка

План командировок на определенный период представляет собой официальный документ, которому должны следовать работники компании беспрекословно. Именно поэтому необходимо его не только заблаговременно разработать, но и утвердить на официальном уровне. Для этого сотруднику, ответственному за разработку плана командировок, нужно обратиться в адрес директора компании с соответствующей инициативой.

По идее, руководитель имеет возможность проанализировать предоставленный ему документ, внести какие-то свои правки в него, если какие-то моменты покажутся нецелесообразными. Например, на конкретные числа руководитель запланировал свои мероприятия, не сочетающиеся со служебными поездками.

На практике же этап согласования плана командировок является чистой воды формальностью, без которой тем не менее обойтись не выйдет.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на утверждение плана командировок, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предусмотрел каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такой официальной бумаги. Таким образом получается, что составить служебку может совершенно любой человек, обладающий базовыми навыками работы с деловыми бумагами. В частности, потребуется уделить внимание общим правилам делового документооборота, придерживаться стандартной структуры для таких документов.

Так, наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. По вопросам их наполнения мы пройдемся дальше.

Написать текст записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта имеют право на существование, тем не менее печатный будет выглядеть приоритетнее. Традиционным носителем информации для нас станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку на утверждение плана командировок с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, внутри которой и происходит всё действие, ФИО и должность её руководителя, в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор служебки указывает свои собственные ФИО и наименование занимаемой в штатном расписании должности в родительном падеже. Такого набора идентификаторов представителей сторон окажется вполне достаточно, чтобы считать служебку полностью сформированной.

В завершение работы с документом мы должны расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Если начальника всё устроит, не возникнет дополнительных вопросов относительно того, почему график сформирован именно таким образом, он его утвердит. В таком случае в шапке служебки появится виза «согласовано», а сам руководитель издаст соответствующий приказ. Именно с даты издания распоряжения можно будет считать график утвержденным.

Примерный образец