Служебная записка на утверждение плана – это документ, с которым в адрес директора организации обращается руководитель того или иного отдела, структурного подразделения, предлагает утвердить определенные показатели kpi на следующий месяц. Сегодня мы разберемся, в каких организациях используются месячные плана, на что повлияет их выполнение или невыполнение, как правильно составить служебную записку и зачем она нужна.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Мотивационная система
Сейчас, когда рынок труда в нашей стране развивается год от года, на нем создается конкурентная среда, где организации соперничают друг с другом за опытных сотрудников. Каждая компания старается заманить соискателей именно к себе различными способами, среди которых можно выделить следующие:
- комфортные офис и рабочее пространство;
- реальная перспектива карьерного роста;
- профессиональное развитие сотрудника в качестве специалиста в своей отрасли;
- конкурентный уровень заработной платы.
Что касаемо политики заработной платы во многих современных организациях, здесь всё не так просто. Как известно, Трудовой кодекс Российской Федерации разделяет заработную плату, как минимум, на две части. В простонародии их называют «аванс» и «расчёт». Если аванс человек получит в твёрдой форме в любом случае, то вот сумма окончательного расчета может завить от его успешности за конкретный промежуток времени.
Именно здесь в дело и ступает мотивационная система, карта, или как её сейчас называют, «kpi». Система мотивации применяется предприятиями, чтобы дополнительно напомнить работникам, за что конкретно они трудятся. Принцип здесь простой: выполнение плана будет означать получение премии в определенном размере. Причем чаще всего мотивационная система предусматривает несколько ступеней закрытия плана:
- 90 процентов;
- 95 процентов;
- 100 процентов;
- и так далее.
План на работе
Итак, когда мы уже разобрались, что размер премиальной части сотрудников многих организация зависит от их личных достижения согласно мотивационной системе, возвратимся к рассмотрению планов. План подготавливается кем-то из представителей руководящего звена фирмы, формируется на основе статистического анализы, показателей предыдущих периодов и так далее и тому подобное.
Здесь самое главное – выдержать баланс, сделать план одновременно выполнимым и трудно достижимым. К сожалению, далеко не у каждого руководителя получается столь ответственно подойти к процессу создания плана на месяц. Именно поэтому любая мотивационная карта должна пройти процедуру согласования с директором. Если работники выяснят, что выполнить поставленные перед ними показателями в принципе невозможно, как бы они ни трудились, мотивация к работе существенно упадет.
План необходимо изменять каждый месяц, чтобы сотрудники не теряли мотивацию его выполнять. Также имеет смысл сделать определенные бонусы для тех, кто справился с поставленной задачей, кроме выплаты премиальной зарплаты. Например, многие фирмы позволяют своим сотрудникам получать проценты от продаж или сделок, заключенных с их участием. Таким образом и сам работник, и его организация-работодатель, оказываются в однозначном выигрыше.
Утверждение плана
Процесс утверждения плана представляет собой обращение автора мотивационной карты на месяц, кем бы он ни был, к директору организации. Руководитель должен, во-первых, проверить, насколько вообще выполнимы заявленные показатели. К сожалению, далеко на каждый начальник углублен в работу каждого отдела своей компании, а для правильного утверждения плана ему в любом случае придется углубиться.
Во-вторых, директор должен выяснить через бухгалтерию, справится ли фирма с выплатой таких премиальных сумм, если все сотрудники справятся с планом. Как правило, размер голого оклада и зарплаты с премией за выполнение плана существенно отличается, а порой в два или даже в три раза.
Если руководитель решит, что мотивационная карта должна быть доработана, её возвратят автору на внесение корректировок. Как только правки будут внесены, на плане появится виза «согласовано», а значит, систему можно оглашать подчинённым, доносить до начальников отдела. Имеет смысл распечатать месячный план на бумаге и развешать на видных местах, чтобы сотрудники смогли ознакомиться. Такая открытость добавляет очков работодателю в глазах работников.
Рассказываем, как составить записку
Начинаем процесс формирования служебной записки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора мотивационного плана, его должность на предприятии.
Ниже по документу обращаемся к директору, просим утвердить месячный мотивационный план для сотрудников такого-то отдела в такой-то редакции. Следующим шагом приводим, как, по нашему мнению, должна выглядеть актуальная версия мотивационной карты, к каким показателям должны стремиться сотрудники. Если вы считаете необходимым добавить какие-то пояснения относительно сравнения с предыдущими периодами, никто не запрещает этого сделать.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное автографом автора служебки с расшифровкой, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша записка полностью сформирована, передаём её директору на рассмотрение, дожидаемся, пока он согласует мотивационную карту.
Примерный образец
