Служебная записка на утверждение номенклатуры дел – это официальная бумага, с которой в адрес директора организации может обратиться один из её сотрудников, выступить с инициативой разработки и введения на предприятии собственной номенклатуры ведения дел. Сегодня мы разберемся, что такое номенклатура дел, зачем она нужна, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Номенклатура дел
Под номенклатурой дел понимается перечень установок, касающихся ведения дел, их хранения, уничтожения, направления в архив. Этот локальный акт установит, как должны именоваться дела, какие документы должны в них входить и так далее и тому подобное.
Во-первых, такой подход к документообороту сделает его более системным, случаи утраты официальных бумаг снизятся до минимума. Конечно, не следует забыть о человеческом факторе, тем не менее номенклатура окажет своё позитивное влияние.
Во-вторых, у сотрудников пропадут вопросы относительно того, сколько должны храниться те или иные документу, должны ли они храниться вообще. Общий срок хранения внутренней документации составляет пять лет. Конечно, столько времени держать бумаги в офисе практически невозможно, ведь для этого не хватит никакого пространства. Именно поэтому в номенклатуре можно прописать, спустя какое время документацию можно отправить в архив.
В-третьих, в номенклатуре можно будет прописать, что делать с бумагами, срок хранения которых истек. Например, такую документацию можно списать, передать в соответствующую организацию на переработку, утилизацию, либо уничтожить самостоятельно при помощи шредера. Здесь очень важно добиться того, чтобы после утилизации бумаги стали нечитаемыми, из них нельзя было подчерпнуть какую-либо информацию о внутренней работе предприятия.
Служебная записка
Служебная записка по своей юридической природе является внутренним документом конкретно взятого предприятия. Отметим, что у служебок также есть свой срок хранения, который составляет пять лет. После того, как она будет отработана директором, документ передается в кадры на хранение в соответствующем деле. Для того, чтобы документооборот работал как часы и не давал сбои, мы и предложим руководителю рассмотреть вопрос о разработке и утверждении номенклатуры дел.
Обращаясь к начальнику, у нас на руках уже может быть готовый проект номенклатуры дел предприятия. Если так, то прилагаем его к служебке, передаём на рассмотрение вместе с ним. Таким образом руководитель уже сейчас сможет оценить качество проработки локального акта, принять решение о его утверждении или направлении на доработку.
В том случае, если автором служебной записки является кто-то из начальников, кто не имеет опыта взаимодействия с документоведением и документооборотом на таком уровне, можно предложить назначить ответственного сотрудника за разработку номенклатуры. В качестве кандидатов мы бы предложили рассмотреть документоведа, заведующего архивом или в крайней случае кадровика. Эти работники на регулярной основе взаимодействуют с локальной документацией, должны быть осведомлены о тонкостях её хранения и систематизации.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на утверждение номенклатуры дел, отметим, что отечественный законодатель не предлагает каких-либо шаблонов или бланков для составления такого документа. Таким образом получается, что официальную бумагу в любом случае придется составлять самостоятельно, однако открытым остается вопрос, как к этому относится наша организация.
Сейчас каждое предприятие имеет возможность самостоятельно разработать собственные фирменные бланки, утвердить их на локальном уровне, тем самым предоставив сотрудникам возможность пользоваться именно ими. Взять один из таких при условии их наличия можно в отделе кадров. Кадровик в свою очередь не просто предоставит шаблон, но также подскажет, как правильно его заполнить.
В том случае, если раздобыть шаблон не получилось, придется составлять официальную бумагу в свободной форме. В принципе, в этом нет ничего особенно сложного. Вооружаемся подручными средствами, освежаем в памяти общие правила делового документооборота и приступаем к работе.
Написать текст служебки ответственный сотрудник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств средств. Оба варианта допускаются к применению на практике. Носителем информации, как и всегда, в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4.
Инструкция по составлению служебки
Первым делом разберемся с шапкой, указав, кому и от кого подается служебная записка. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем ФИО руководителя нашей организации, её полное наименование. Далее по тексту, отступив с красной строки, оставим ФИО автора служебки, занимаемую им должность в фирме согласно штатному расписанию.
Ниже по документу обращаемся к директору, озвучиваем инициативу относительно утверждения номенклатуры дел. Разъясняем вопрос относительно проекта: он уже готов к рассмотрению и утверждению либо нуждается в разработке одним из сотрудников организации. Если у нас второй случай, предлагаем кандидата, который смог бы справиться с поставленной задачей.
Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное автографом автора записки, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, остается лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции.
Примерный образец
