Служебная записка на утверждение графика сменности – это официальная бумага, с которой руководитель отдела, цеха, бригады может обратиться в адрес директора компании, выступив с инициативой утверждения разработанного графика сменности. Сегодня мы разберемся, что такое график сменности, как часто он утверждается, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
График сменности
Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает возможность для предприятий работать сменами. Предполагается, что сменный график работы подразумевает круглосуточное функционирование компании. Когда рабочее время одних сотрудников подходит к концу, им на смену приходят новые. Таким образом и удается обеспечить бесперебойную работу производства.
График сменности утверждается не навсегда, но на определенный промежуток времени. Это может быть неделя, две недели или месяц. Такая необходимость возникает по той причине, что части сотрудников придется один месяц больше работать в ночную смену, а другим – в дневную. Для того, чтобы поддерживать какой-то баланс, и приходится регулярно пересоставлять график сменности.
Также отметим, что у всех сотрудников компании в течение месяца должно стоять равное количество смен. Даже если в одном месяце получилось, что у кого-то смен больше, а у кого-то больше, в следующем месяце ситуация должна исправиться.
Само понятие смены распространилось из сферы производства в сферу коммерческой торговли и оказания услуг. Сейчас под сменой понимается фактически любой выход на работу, вне зависимости от продолжительности рабочего дня и самого формата работы компании. С точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации это некорректно, тем не менее имеет право на существования.
Разработка и утверждение графика
Обязанность по разработке графика сменности возлагается на непосредственного руководителя сотрудников, трудящихся в круглосуточном режиме. Как мы уже говорили ранее, периодичность обновления графика устанавливается директором фирмы, зависит от множества факторов. Вообще, принято составлять графики на месяц.
Отметим, что сами сотрудники должны быть ознакомлены с утвержденным на следующий месяц графиком сменности не позднее, чем за месяц до его вступления в силу. Таким образом разработать документ нужно весьма и весьма заблаговременно, передать его руководителю на рассмотрение.
Для того, чтобы график сменности был официально утвержден, нужно, чтобы он был заверен визой начальника «согласовано». Руководитель в теории может и «развернуть» график, если он ему по каким-то причинам не понравится.
Служебная записка
Служебная записка по своей юридической природе и направленности является строго внутренним документом. Предполагается, что он никогда не должен покинуть внутреннего документооборота предприятия. Даже после его применения, он подлежит хранению в течение следующих пяти лет. После истечения срока хранения уже можно будет поднимать вопрос относительно его утилизации или направления в архив.
Сама служебная записка составляется для того, чтобы на её основании директор смог издать приказ об утверждении графика сменности на будущие периоды. Как известно, любое распоряжение руководителя должно на чем-то основываться, будь то акт, постановление госоргана или что-то ещё. В нашем случае основанием выступит служебная записка.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на утверждение графика сменности, отметим, что отечественные государственные органы не предлагают сотрудникам организаций к применению каких-либо стандартных бланков или шаблонов. Получается, что служебку в любом случае придется составлять самостоятельно, в свободной форме.
Для правильного составления записки исполнителю придется освежить в памяти общие правила ведения внутреннего документооборота, вооружиться подручными средствами. В частности, мы можем воспользоваться как чёрной или синей шариковой ручкой, так и компьютером с соответствующим программным обеспечением. Текст должен быть расположен на чистом листе бумаги формата А4.
Что касаемо структуры, то наша служебка должна быть условно разделена на шапку, основной содержательный блок и реквизиты. Для того, чтобы не допустить ошибок, мы бы советовали строго следовать нашей инструкции.
Инструкция по составлению служебной записки
Служебную записку на утверждение графика сменности нам следует начать составлять с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем ФИО руководителя нашей организации, полное наименование предприятия. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, наименование занимаемой им должности.
Ниже по документу обращаемся к руководителю, просим утвердить уже разработанный график сменности на такой-то месяц в текущей его редакции. В принципе, на этом содержательный блок фактически закончен. Сам проект графика прилагаем к служебке, перечисляем его среди приложений.
Следующим шагом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, нам останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться соответствующей ответной реакции. Здесь будет два варианта развития событий: утверждение графика в текущей его редакции либо его направление на доработку, переработку.
Примерный образец
