Служебная записка на утверждение графика документооборота

Служебная записка на утверждение графика документооборота – это официальная бумага, с которой один из сотрудников организации может обратиться к её руководителю, выступив с инициативой разработки и утверждения таких правил, как график документооборота. Сегодня мы разберемся, что представляет собой график документооборота, какие задачи он может разрешить, зачем нужна соответствующая служебка и как правильно её составить.

График документооборота

Любая организация так или иначе имеет огромные объемы бумажной работы, касающиеся взаимодействия с контрагентами, потребителями, представителями различных филиалов, отделов и так далее и тому подобное. Если правила обработки любых внешних обращений регулируются соответствующими нормативными актами, будь то 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» или Закон «О защите прав потребителей», то вот внутренний документооборот по умолчанию и вовсе ничем не регулируется. Для того, чтобы на предприятии не возникало задержек по части обработки внутренних документов, все официальные бумаг отрабатывались и сдавались в сроке, может быть принято решение об упорядочивании внутреннего документооборота

График документооборота должен будет утвердить, какой документ и в течение какого срока должен быть обработан, когда его сдавать в архив и так далее и тому подобное. Если разработкой графика займется опытный сотрудник, документооборот организации должен начать работать куда более эффективно. Во-первых, до минимума снизятся ситуации с просрочкой, а во-вторых, удастся избавиться от случаев утраты официальных бумаг компании.

Служебная записка

Фактически выступить со служебной запиской на утверждение графика документооборота может выступить совершенно любой сотрудник организации, имеющий соответствующую идею или даже уже разработавший проект такого графика. В идеале мы должны будем приложить к служебной записке готовый проект графика документооборота, чтобы руководитель смог ознакомиться с ним, оценить отдельные детали.

Если у вас есть лишь идея утверждения графика, но нет самого проекта и навыков для его разработки, можно подать служебку и в таком виде, попросить о возложении соответствующей задачи на одного из сотрудников. Разработкой графика документооборота должен заниматься человек, имеющий немалый опыт в сфере деятельности организации. Это может быть заместитель директора или иной представитель руководящего звена.

Как бы то ни было, директор оставляет за собой полное право отказать в удовлетворении обращения своего сотрудника из служебной записки, ничем это не мотивируя. И действительно, далеко не все организации столь бдительно подходит к документообороту, полагая, что он и без того работает исправно.

Форма документа

Следует понимать, что с 2014 года отечественный законодатель оставил попытки вмешиваться во внутренний документооборот частных компаний. Этот факт позволяет каждой отдельно взятой организации вправе самостоятельно определить не только отдельные вопросы по срокам обработки тех или иных официальных бумаг, но также и по поводу их внешнего вида. Так, имеется возможность разработать и утвердить на локальном уровне фирменные бланки, которыми сотрудники могли бы пользоваться по мере необходимости.

Такой подход к работе не только упростит задачу сотрудникам, но также сделает сам документооборот более целостным и единообразным. Взять шаблон при его наличии можно в отделе кадров.

Если в вашей фирме не оказалось фирменных бланков, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебку самостоятельно, своими силами. Освежаем в памяти, как правильно работать с деловыми бумагами, приступаем к работе.

Написать текст служебки в свободной форме допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебку

Служебную записку на утверждение графика документооборота нам следует начать с заполнения её шапки. В верхней части документа мы должны будем указать, кому и от кого подается официальная бумага. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим ФИО руководителя, к которому мы и будем обращаться, его должность. Затем здесь же, отступив с красной строки, пропишем ФИО автора служебки и его должность в соответствии с штатным расписанием.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку, где утверждаем, что наша организация нуждается во внедрении графика документооборота. Ссылаемся на те проблемы, которые возникают по части документооборота, в том числе на нарушение сроков, отсутствие единообразие формы, частая утрата официальных бумаг и так далее. Укажем, что график документооборот позволит решить все эти проблемы.

В завершение работы с документом автор служебки должен расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь нам остается лишь передать итоговый вариант записки на рассмотрение директору и дождаться ответной реакции. Как только инициатива будет рассмотрена, вам дадут об этом знать. Конкретные сроки будут зависеть исключительно от занятости директора и прочих факторов.

Примерный образец